Was wirklich über Erfolg und Scheitern entscheidet
Liebe Projektmanagement-Enthusiasten, Dienstleister-Dompteure und Partner-Jongleure!
Hier meldet sich wieder Jörg Tausendfreund, Projektmanagement-Erklärer und Freund der Zusammenarbeit. Heute reden wir über etwas, das mir in den vielen Jahren Projektmanagement mehr graue Haare beschert hat als alle gescheiterten Beratungs-Projekte zusammen:
Die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern.
Die unbequeme Wahrheit
Lasst uns ehrlich sein: Externe Dienstleister sind wie Blind Dates - auf dem Papier klingen sie fantastisch, aber ob es wirklich funktioniert, weißt du erst, wenn's zu spät ist.
Die gute Nachricht? Man kann das Risiko minimieren.
Die schlechte? Die meisten tun es nicht.
Die zehn tödlichen Sünden der Dienstleister-Hölle
Die "Wird-schon-irgendwie-klappen"-Mentalität
Keine klaren Anforderungen
Vage Zielsetzungen
Und am Ende wundern sich alle, warum nichts klappt
Das Kommunikations-Chaos
Jeder redet, keiner hört zu
Drei verschiedene Tools für dasselbe Problem
Und die wichtigen Mails landen im Spam-Ordner
Die Kultur-Kollision
Dein Dienstleister arbeitet agil
Deine Organisation lebt noch im Wasserfall-Paradies
Und beide sprechen von "Flexibilität"
Was wirklich funktioniert
1. Die Partner-Auswahl
Nicht jeder, der eine schicke PowerPoint hat, ist auch ein guter Partner.
Meine Goldene Regel:
Pilotprojekt vor Großauftrag
Referenzen prüfen (und zwar richtig)
Kultur-Fit vor Technik-Stack
2. Die Vertrags-Gestaltung
Ein Vertrag sollte mehr sein als juristische Schlaftabletten.
Er muss:
Klar definierte Verantwortlichkeiten (RACI-Matrix ist dein Freund)
Flexible Change-Prozesse (weil nichts bleibt wie es ist)
Realistische Erwartungen (nein, morgen wird das nicht fertig)
3. Das Kommunikations-Setup
Kommunikation ist wie guter Wein - Qualität schlägt Quantität:
Ein zentrales Tool statt zehn
Regelmäßige Sync-Meetings (aber bitte mit Agenda)
Klare Eskalationswege (bevor der Brand ausbricht)
Ein Praxisbeispiel aus meiner Partnertherapie
Einige Monate ist es nun her: Ein Kunde ruft mich an, völlig verzweifelt. Seine externen Partner liefern nicht, das interne Team ist frustriert, und das Budget verbrennt schneller als ein Strohfeuer.
Was wir getan haben?
Sofort-Maßnahmen
Tägliche Standup-Meetings eingeführt
Einen zentralen Kommunikationskanal etabliert
Klare Verantwortlichkeiten definiert
Mittelfristige Stabilisierung
RACI-Matrix erstellt
Meilensteine neu definiert
Risiko-Register eingeführt
Langfristige Lösung
Partner-Evaluierungsprozess aufgesetzt
Governance-Modell entwickelt
Lessons-Learned-Prozess etabliert
Das Ergebnis nach drei Monaten?
Projekt wieder auf Kurs
Team arbeitet harmonisch zusammen
Und der Kunde schläft wieder nachts
Meine drei goldenen Regeln für die Zusammenarbeit mit Externen
Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser Aber nicht durch Mikromanagement, sondern durch klare Strukturen und Prozesse.
Kommunikation ist alles Aber nicht durch mehr Meetings, sondern durch die richtigen Formate.
Flexibilität ist kein Verbrechen Aber ohne klare Leitplanken wird sie zum Chaos.
Mein Fazit
Die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern ist wie eine Ehe - sie kann himmlisch oder höllisch sein.
Der Unterschied liegt nicht in den Tools, nicht in den Prozessen und nicht einmal im Budget. Er liegt in der Art, wie wir Partnerschaften verstehen und leben.
Denkt daran: Ein externer Dienstleister ist kein Automat, in den man oben Anforderungen reinwirft und unten kommen fertige Lösungen raus. Er ist ein Partner auf Augenhöhe - mit allen Vor- und Nachteilen.
Bis zum nächsten Mal.
Jörg Tausendfreund
Projektmanagement-Erklärer & Dienstleistungs-Fan
P.S.: Und wenn euer Dienstleister sagt "Das haben wir schon immer so gemacht" - lauft. Lauft schnell und weit.
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