@home-office: Besprechungen neu erfinden

Jörg Tausendfreund
25. März 2020
5 Min. Lesezeit

Auf dem Weg zu einer neuen Besprechungskultur mit der 9-Punkte-Checkliste

Home-Office, DIE neue Herausforderung in der aktuellen Arbeitswelt! Nicht ganz. Der Umzug ins Home-Office ist zwar eine einschneidende Sache und für viele absolutes Neuland, doch gleichzeitig gibt es noch einige andere Herausforderungen. Dazu zählen unter anderem Meetings und Besprechungen.

In vielen Unternehmen waren Meetings schon im echt LIVE eine Herausforderung und nicht selten ein Zeitgrab, in dem regelmäßig aus unterschiedlichen Gründen hunderte oder gar tausende von Arbeitsstunden versenkt wurden.

Deshalb gilt es neben dem Home-Office jetzt unter anderem auch ganz schnell einen Kulturwandel bei der Durchführung von Meetings im digitalen Umfeld zu realisieren.

Dazu – und das mag erst mal ganz einfach klingen - ist es grade jetzt notwendig die Art und Weise wie Meetings abgehalten werden "auf null" zu setzen. Ganz neu anfangen ist die Devise. Dafür ist diese Situation jedoch auch eine gigantische Chance. Denn wir befinden uns nicht im langsamen Wandel hin zur Digitalen Transformation, wir sind einfach so direkt dort hin katapultiert worden und müssen jetzt eben die Dinge, die wir über längere Zeiträume entwickelt und vereinbart hätten direkt angehen und umsetzen.

Das heißt, es gibt jetzt unendlich viel in kurzer Zeit zu tun. Aber auch eine weit größere Bereitschaft und Offenheit für Neues, denn die Situation ist jetzt eben mal so und keiner kann sich entziehen.

Meeting-Kultur auf null setzen

Beginnen Sie damit, dass Sie ein Meeting einberufen. Eventuell macht es Sinn dieses erste Meeting von einem digitalen Moderator leiten zu lassen. Denn es bietet sich an, die neuen Spielregeln gemeinsam mit Ihrem Team zu entwickeln oder zu besprechen.

Digitales Arbeiten wird an vielen Stellen auch mit mehr Verantwortungsübernahme durch die Mitarbeiter und durch mehr Kooperation geprägt sein. Deshalb sollten Sie so bald wie möglich damit anfangen, Ihre Mitarbeiter echt einzubinden. Für größere Unternehmen oder Teams bietet es sich an – ähnlich wie in LIVE Kontexten auch – mit sogenannten Fokus-Gruppen zu arbeiten und dieses neue Regelwerk beispielhaft für die gesamte Organisation zu entwickeln. Auch hier bietet sich eine digitale Moderation an.

Den Rahmen definieren und das Regelwerk gemeinsam beschließen

Sie können einen solchen Workshop natürlich vollkommen offen gestalten. Gleichzeitig bietet es sich einfach an bestimmte Eckpunkte oder Überschriften als Leitplanken in die Diskussion zu geben. Zum einen könnte im Eifer des Gefechts auch die Gefahr der "Überregulierung" entstehen. Denn Sie wollen ja später auch, dass die Menschen sich daran halten und ganze auch gelebt wird. Zum anderen sollten einige elementare Dinge einfach beachtet und offen diskutiert werden.

Folgende 9 Punkte könnten für einen hilfreichen Rahmen in Betracht gezogen werden:

Wollen wir telefonieren oder uns sehen (Videocall)?

Videocalls wären eher zu bevorzugen, wenn gleich die Sinnhaftigkeit klar auch von der zur Verfügung stehenden Bandbreite und dem jeweils genutzten Konferenzsystem abhängig ist.

Grundsätzlich gilt natürlich, das wer visuell sichtbar teilnimmt, mit hoher Wahrscheinlichkeit aufmerksamer ist und sich weniger ablenken lässt oder selbst Gefahr läuft nebenher noch etwas anderes "wichtiges" zu machen.

Denken Sie daran. In einem Meeting ist das Meeting das allerwichtigste, denn jedes Meeting ist eine erhebliche Investition des Unternehmens. Denn es treffen sich Menschen für eine gewisse Zeit, in der die meisten nicht Ihrer Kernaufgabe nachgehen können. Die wenigsten sind "berufsmäßige" Meeting-Teilnehmer.

Kein Meeting ohne Agenda

Diese alte Regel sollte ganz besonders im digitalen Meeting gelten. Eine Agenda strukturiert ein Meeting und gibt den zeitlichen Rahmen vor. Es geht auch darum mit einer gewissen Verlässlichkeit Anschlusstermine planen zu können. Eine Agenda ist wie ein Plan und Pläne können gemanagt und angepasst werden. Komplett ohne Plan wird eben "gewurstelt", was mit Effektivität jedoch nichts zu tun hat und in diesem Kontext eine Verschwendung darstellt.

Teilnehmer sind dann auch gefordert sich auf die Agenda vorzubereiten.

Wichtig ist jedoch auch, dass die Agenda eingehalten wird. Das braucht eine straffe Moderation. So können Teilnehmer Ihre Zeit optimal nutzen und entsprechend sicher verplanen. Die Zeiten ausschweifender Meetings sind im digitalen Zeitalter ohnehin vorbei.

Vorbereitung wird essenziell

Weil uns im digitalen Meeting der persönliche Kontakt fehlt werden "Pausen", um zum Beispiel noch mal etwas nachzuschlagen oder noch eine Datei zu suchen als noch unangenehmer wahrgenommen und von sehr vielen Teilnehmern als maximal störend empfunden. Die Aufmerksamkeit und die Motivation sinken rapide ab.

Wenn Teilnehmer nicht vorbereitet sind - und auch das ist eine alte Regel, noch aus den Zeiten, in denen man sich live getroffen hat, dann sollte ein Meeting abgebrochen und vertagt werden, so dass jeder die Chance hat sich einzubringen und seinen Beitrag zu leisten.

Wer nicht pünktlich ist bleibt draußen

Die pünktliche Teilnahme an einem Meeting sollte eigentlich etwas normale oder selbstverständliches sein. In vielen LIVE Kontexten ist dies jedoch nicht der Fall und Teilnehmer kommen gerne mal 3 bis 5 Minuten zu spät.

Wer zu spät kommt, zeigt allen anderen, dass sie/er die Zeit der anderen nicht schätzt und damit auch die anderen nicht. Notfälle, mit Konsequenzen für Leib und Leben sind dabei ausgenommen, alles andere ist eine Frage der Planung, Abstimmung und der Prioritäten.

In einem digitalen Meeting ist "Zuspätkommen" noch ungünstiger, da die zuspätkommende Person nicht eben mal noch durch den Nebenmann/ Nebenfrau kurz flüsternd abgeholt werden kann. Sondern im schlimmsten Fall ein Neustart des Meetings notwendig wäre.

Eine Regel kann sein, dass sich die Teilnehmer ca. 5 Minuten vorher einwählen und zum Beispiel noch auf "Stumm" geschaltet bleiben können. Das kann im übrigen auch der Moderator des Meeting im Regelfall so einstellen.

Wer keinen Beitrag leisten kann, nimmt nicht teil

Eine goldene Regel, für jedes Meeting sollte sein, dass nur Personen teilnehmen, die einen Beitrag leisten können. Hier gilt es für jeden stehts einen kritischen Blick auf die Einladung und die geplante Agenda zu werfen. Und im Sinne der Selbstverantwortung sollte es auch erlaubt sein, dass eine Person, die eingeladen ist, jedoch keinen Sinn in der eigene Teilnahme erkennt, direkt nachfragen darf, um sich den Grund erklären zu lassen. Das geht ganz fix via Chat oder Kollaborations-Tool.
Je weniger Teilnehmer, desto besser. Grund für eine Einladung kann sein, dass der Teilnehmer Kenntnisse, Erfahrungen oder Kreativität beitragen soll, oder für eine Entscheidung benötigt wird.

Bei gut moderierten Meetings und einer Kultur der gemeinsamen Wertschätzung der Zeit, ist es auch möglich, dass sich ein Teilnehmer nur für einen bestimmten Zeitraum zuschaltet und dann wieder das Meeting verlässt.

Im digitalen Meeting ist weniger mehr

Begrenzen Sie bewusst die Themen je Meeting. Laden Sie lieber häufiger ein. Denn durch die digitale Teilnahme haben die Teilnehmer ja keine Transferzeit und können sich tatsächlich "mal schnell" zuschalten.

Als Grundsatz für digitale Meetings hat sich bewährt nicht mehr als zwei Themen zu bearbeiten. So bleiben die Meeting kurz und kompakt - und damit die Aufmerksamkeit im Meeting und nicht auf dem zweiten Bildschirm oder auf dem nicht durch die Kamera zu sehenden Smartphone.

Kultur des Austausches

Vorbei sind die Zeiten der stillen im-Meeting-Sitzer. Jeder der Teilnimmt leistet einen Beitrag. Wer keinen Beitrag leisten muss oder nicht sonst aktiv beteiligt ist, nimmt nicht teil - und kann sich bei Bedarf die Aufzeichnung anschauen.

Der Moderator ermutigt jeden zur aktiven Teilnahme und spricht ggf. gezielt an.

Visualisierung und Dokumentation

Auch oder gerade in digitalen Meetings sollte unbedingt auf Visualisierung geachtet werden. Dafür gibt es die Möglichkeit, dass jemand auf einem für die anderen "geteilten" Bildschirm mit-schreibt, was dann auch gleich zum Protokoll werden kann.

Gleichzeitig bietet sich die Verwendung eines Whiteboard-Tools an.

Kein Meeting ohne Entscheidungen

Meetings sollten nie ohne Entscheidungen, To Do's oder ein konkretes Follow Up (im Sinne einer Aktion oder eines weiteren Termins). Es ist essenziell, dass nach dem Metting alle beteiligten wissen was zu tun ist - und damit einverstanden sind. Hier braucht es Kommunikation und Austausch, vor dem sign out.

Versenden Sie direkt im Anschluss das Protokoll oder stellen Sie es auf der entsprechenden Kollaborations-Plattform online.

Und in diesem Sinne "herzlich willkommen" im Zeitalter der digitalen Meetings. Ein weiterer Vorteil von digitalen Meetings ist, dass wir zukünftig LIVE Meetigs viel mehr zu schätzen wissen, denn was wir nicht mehr im digitalen Raum haben ist das direkte Erleben der anderen Menschen und jeder von uns weiß, wie wichtig der echte menschliche Kontakt ist.