Überlebenswichtige Sicherheitsleine oder ineffiziente Zeitverschwendung?
Hallo, meine lieben Zeitjongleure und Deadline-Schubser!
Hier schreibt euer Jörg Tausendfreund, Projektmanagement-Erklärer und der Mann, der schon mehr Terminpläne scheitern gesehen hat, als ihr Gantt-Diagramme gemalt habt.
Heute packen wir ein Thema an, das in der Projektwelt eine der größten Spaltungen auslöst:
Pufferzeiten
Sinnvolles Risikomanagement oder fauler Zeitluxus? Gnadenlose Effizienz oder realitätsferne Wunschplanung? Wer braucht Puffer, und wer verschwendet damit nur wertvolle Ressourcen?
Lasst uns Klartext reden!
Pufferzeiten: Die Theorie vs. die Praxis
Theoretisch klingt alles ganz logisch: Projekte sind komplex, also planen wir Pufferzeiten ein. Damit haben wir Spielraum für unerwartete Probleme und können uns gegen Risiken absichern. So weit, so vernünftig.
Doch in der Praxis?
Pufferzeiten werden entweder missbraucht, missverstanden oder schlicht ignoriert.
Sie existieren auf dem Papier, werden aber heimlich als Sicherheitsnetz für schlechte Planung genutzt. Oder schlimmer: Man setzt sie an den falschen Stellen ein und wundert sich dann, warum das Projekt trotzdem entgleist.
Also, bevor du in deinem nächsten Projekt wieder „Sicherheitszeit“ einbaust, stelle dir folgende Fragen:
Wird die Pufferzeit wirklich für unvorhersehbare Risiken eingeplant oder einfach nur, weil man Angst vor zu ehrlichen Deadlines hat?
Ist der Puffer ein echtes Instrument für Flexibilität – oder bloß eine Entschuldigung für schlechte Planung?
Wird der Puffer transparent kommuniziert – oder versteckt, damit das Management ruhig bleibt?
Die zwei Gesichter der Pufferzeiten: Fluch und Segen
Wann Pufferzeiten sinnvoll sind:
Als Teil eines soliden Risikomanagements: Niemand kann in die Zukunft schauen. Selbst die beste Planung braucht einen gewissen Spielraum für Unvorhergesehenes.
Wenn externe Abhängigkeiten bestehen: Warten auf Lieferanten? Notwendige Genehmigungen? Dann ist ein gewisser Puffer nicht nur klug, sondern überlebensnotwendig.
Um psychologischen Druck aus dem Team zu nehmen: Permanente Feuerwehreinsätze zerstören die Motivation. Ein sinnvoller Puffer kann den Druck mindern, ohne dass die Leistung leidet.
Wann Pufferzeiten alles nur schlimmer machen:
Wenn sie hemmungslos ausgereizt werden: Das Parkinsonsche Gesetz besagt: „Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit dafür zur Verfügung steht.“ Wer zu viel Puffer einplant, wird erleben, dass sich alle Deadlines trotzdem bis zur letzten Minute ziehen.
Wenn sie als Ausrede für schlechte Planung dienen: „Wir bauen da mal einen Puffer ein, dann wird das schon klappen.“ Nein! Wer nicht sauber plant, hat am Ende nicht zu wenig Zeit, sondern zu wenig Durchblick.
Wenn sie versteckt werden: Pufferzeiten, die nicht offen kommuniziert werden, sorgen für Misstrauen im Team. Niemand weiß mehr, was realistisch ist – und plötzlich plant jeder insgeheim nochmal extra Puffer ein. Willkommen im Projektchaos!
Wie du Pufferzeiten richtig einsetzt
Regel #1: Puffer sind kein Freibrief für schlechte Planung!
Transparenz ist der Schlüssel: Alle im Team müssen wissen, wo Pufferzeiten existieren und warum sie eingeplant wurden.
Puffer müssen flexibel bleiben: Ein Puffer, der nicht verschiebbar ist, ist kein echter Puffer, sondern eine versteckte Verzögerung.
Nicht jedes Projekt braucht Pufferzeiten: Gerade in agilen Projekten kann eine iterative Planung die Notwendigkeit von starren Puffern erheblich reduzieren.
Regel #2: Platziere Puffer strategisch – nicht nach Bauchgefühl!
Unterscheide zwischen „Total Float“ und „Free Float“: Puffer, die das gesamte Projekt schützen (Total Float), müssen anders gehandhabt werden als Puffer, die nur bestimmte Aufgaben entlasten (Free Float).
Vermeide universelle „Wir planen pauschal 20% mehr Zeit ein“-Strategien: So funktioniert das nicht! Ein guter Puffer orientiert sich an echten Risiken und Erfahrungswerten.
Regel #3: Plane wie ein Profi – nicht wie ein Bedenkenträger!
Wenn du mehr Puffer einplanst als eigentliche Arbeitszeit – dann machst du was falsch.
Bau nicht überall Puffer ein – sondern nur an den Stellen, wo sie tatsächlich gebraucht werden.
Teste, evaluiere und optimiere deine Pufferzeiten im laufenden Projekt.
Fazit: Pufferzeiten
– Mythos oder unverzichtbar?
Die Wahrheit liegt, wie so oft, in der Mitte.
Pufferzeiten sind nicht grundsätzlich schlecht
– aber falsch eingesetzt können sie jedes Projekt sabotieren.
Wer sie als Ausrede nutzt, verschwendet Zeit, Geld und Ressourcen. Wer sie jedoch klug einsetzt, gewinnt genau die Flexibilität, die für den Projekterfolg entscheidend ist.
Also, was ist deine Puffer-Philosophie? Sicherheitsnetz oder Zeitverschwendung?
Bis zum nächsten Mal.
Jörg Tausendfreund
Projektmanagement-Erklärer & Freund valider Zeiten im Projekt
P.S.: Falls du in deinem nächsten Projekt wieder einen „geheimen Puffer“ einplanen willst – sei lieber ehrlich. Dein zukünftiges Ich wird es dir danken, wenn du nicht in Panik gerätst, weil die versteckten Reserven längst aufgebraucht sind. 😉
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