VUCA: Zwischen Chaos und Kontrolle

VUCA: Zwischen Chaos und Kontrolle

Wie du als Projektleiter das Ruder behältst

Hallo, meine lieben Sturmsegler und Planfetischisten!

Hier ist wieder euer Jörg Tausendfreund, Projektmanagement-Erklärer und der Mann, dem der Kaffee öfter kalt wurde, als so mancher Projektplan realistisch war.

Ich erinnere mich an den Morgen, an dem Projekt Phönix zur Fata Morgana wurde:

• neue Kundenwünsche über Nacht,

• Lieferant ausgefallen,

• Schnittstellen-Kuddelmuddel

• und plötzlich war unser Plan nur noch Deko.

Willkommen in der Projekt-Realität.

Das hier hat einen Namen: VUCA.

Und bevor du die Segel streichst: VUCA ist kein Schicksal. Es ist ein Spielfeld – mit Regeln, die man beherrschen kann.

VUCA verstehen, um wieder handlungsfähig zu werden

• Volatilität (Volatility) – der Wind dreht ständig.

  
  

• Unsicherheit (Uncertainty) – der Nebel nimmt dir die Sicht.

  
  

• Komplexität (Complexity) – alles hängt mit allem zusammen.

  
  

• Ambiguität (Ambiguity) – es fehlt die Landkarte.

Die gute Nachricht: Es gibt Gegenmittel!

VUCA – und was du konkret dagegen tust

1) Volatilität → Agil reagieren statt starr planen

• In Sprints denken:  Wochenzyklen, Review & Kurskorrektur statt Jahresorakel.

  
  

• Team empowern:  Entscheidungen dort treffen, wo die Information ist – nicht im Elfenbeinturm.

  
  

• Visuelle Steuerung:  Kanban/Boards machen Prioritäten sichtbar und verhandelbar.

2) Unsicherheit → Verstehen statt raten

• Szenarien statt Prognosen:  Best/Worst/Most‑Likely – vorbereiten, nicht wahrsagen.

  
  

• Wissensradar aktivieren:  Expert:innen sprechen, Branchenreports lesen, Netzwerke zapfen.

  
  

• Bessere Fragen stellen:  Wahrscheinlichkeiten & Auswirkungen statt Wunschdenken.

3) Komplexität → Klarheit schaffen

• System sichtbar machen:  Mindmaps/Abhängigkeitsdiagramme – wer beeinflusst wen?

  
  

• Rollen & Wege klären:  Wer entscheidet? Wen informieren wir wann?

  
  

• Chunk it:  Große Ungetüme in kleine handhabbare Pakete zerlegen.

4) Ambiguität → Experimentieren, schnell lernen

• Hypothesen formulieren:  „Wir glauben, dass…“ – und testen.

  
  

• Prototyp/MVP:  Klein bauen, Feedback holen, iterieren.

  
  

• Fehler als Daten:  Lernen zählt, Recht‑haben ist optional.

Jörgs VUCA‑PRIME²: Vom Reagieren ins Gestalten

Ein handliches Gegenmodell für den Alltag – ohne Buzzword‑Yoga:

• Vision:  Ein klares Wozu und ein greifbares Zielbild (auch, wenn der Weg schwankt).

  
  

• Understanding:  Fakten heben, Annahmen markieren, Szenarien pflegen.

  
  

• Clarity:  Strukturen, Verantwortlichkeiten, Entscheidungslogik – schwarz auf weiß.

  
  

• Agility:  Kurze Zyklen, schnelle Feedbacks, mutige Anpassungen.

  
  

• + Prime‑Extras: Cadence  (fester Takt für Review/Decisions) & Commitments (verbindliche Zusagen im Team).

Praxis: Phönix stabilisieren – so geht’s in 14 Tagen

Tag 1–2: Lagebild Common Board aufsetzen (Ziele/Blocker/Entscheidungen), Datenlage bereinigen, Verantwortungen scharf ziehen.

Tag 3–5: Takt & Transparenz Weekly One‑Pager (Ziel, Fortschritt, Blocker, Entscheidungen), Daily 10‑Min‑Standups, Decision‑SLA (48h) + Decision‑Log aktivieren.

Tag 6–10: Risiken & Experimente Risiko‑Radar (Top‑5 mit Gegenmaßnahmen), zwei Mini‑Experimente (MVP/Alternative Lieferantenkette) mit klaren Messpunkten.

Tag 11–14: Kurskorrektur Review der Ergebnisse, Prioritäten nachschärfen, neue Zusagen, Kommunikationspaket an Stakeholder.

Ergebnis:  Weniger Meetings, schnellere Entscheidungen, sichtbare Fortschritte – und ein Team, das wieder steuert statt getrieben wird.

Fünf sofort umsetzbare Schritte (ab heute)

1. VUCA‑Diagnose:  Welcher Buchstabe (VUCA) ist bei euch am lautesten? (Skaliert 1–5.)

   
   

2. Entscheidungstakt:  Führt eine 48h‑Entscheidungsfrist + öffentliches Decision‑Log ein.

   
   

3. Szenario‑Set:  Drei Szenarien auf einer Seite – mit klaren Triggern fürs Umschalten.

   
   

4. Systemkarte:  Eine Seite Abhängigkeiten & Verantwortlichkeiten – A3 reicht.

   
   

5. Hypothesenliste:  Top‑3 Annahmen explizit machen, in 2 Wochen testen.

Typische Fallstricke – und wie du sie vermeidest

• Plan‑Fetisch:  Pläne sind Werkzeuge, keine Fesseln. Kurskorrektur ist Stärke, nicht Schwäche.

  
  

• Dashboard‑Beruhigung:  Bunte Charts sind keine Entscheidungen. Zähl getroffene Entscheidungen pro Woche.

  
  

• Silent Risk:  Risiken, die keiner ausspricht, sind am teuersten. Risiko‑Talks ritualisieren.

Fazit: VUCA besiegt man nicht – man beherrscht es

Die Welt bleibt stürmisch.

Aber du kannst lernen, souverän zu segeln. 

Zerlege das Chaos, setz einen Takt, entscheide schneller – und nutze Experimente, um die Landkarte zu zeichnen, die es noch nicht gibt.

Bis zum nächsten Mal.

Jörg Tausendfreund

Projektmanagement-Erklärer & VUCA-Versteher

P.S.: Falls dein Kaffee heute kalt geworden ist: Willkommen im Club. Entscheidend ist, was du jetzt tust – nicht, wie heiß der Kaffee war. Wenn du willst, packe ich dir eine knackige VUCA‑Selbstdiagnose hier als Link mit dazu (https://joerg405696.typeform.com/vucatest). 😉