Silos sind rational. Und genau deshalb gefährlich.
- Jörg Tausendfreund
- 28. Jan.
- 5 Min. Lesezeit
Warum eure Zusammenarbeit nicht an Menschen scheitert – sondern am Design
Hallo, meine lieben Projektleiter:innen zwischen den Stühlen!
Hier ist wieder euer Jörg Tausendfreund, Projektmanagement-Erklärer und der Mann, der schon in mehr Werkhallen, Projektbüros und Lenkungskreisen saß, als ihm lieb ist (und ja: ich habe dabei mehr Kaffee kalt werden sehen als in jedem Hipster-Café).
Meine These heute ist so simpel, dass sie weh tut:
Silos sind kein Charakterfehler. Silos sind ein Designfehler.
Und bevor jetzt jemand reflexartig „aber unsere Leute sind halt schwierig“ sagt: Nein. In 90% der Fälle machen die Leute genau das, was das System belohnt. Silos sind meistens keine Bosheit.
Silos sind rational.
Die Szene, die du kennst
(auch wenn du sie nicht mehr hören kannst)
Mittelstand, Produktion, Projekt „irgendwas mit Neuanlauf“. Im Raum: Konstruktion, Einkauf, Produktion, Qualität, IT. Nach 15 Minuten weiß ich: Das wird wieder so ein Klassiker...
Konstruktion: „Wir haben geliefert.“
Produktion: „Ja, aber nicht baubar.“
Qualität: „Abnahme war nie klar definiert.“
Einkauf: „Lieferant hat’s anders verstanden.“
IT: „Schnittstelle ist nicht getestet.“
Projektleitung (du): „Kann bitte jemand…?“ (Stille.)
Und dann beginnt das große Ritual: Abstimmung statt Entscheidung. Die Organisation wirkt beschäftigt – aber der Durchsatz bleibt lächerlich.
Silos sind nicht „Abteilungen“.
Silos sind Verhalten.
Arbeitsteilung ist sinnvoll. Spezialisierung auch. Das Problem beginnt dort, wo Spezialisierung zu Abschottung wird – und Übergaben zu „Nicht mein Bereich“.
Silo-Verhalten erkennst du nicht am Organigramm, sondern an Sätzen wie:
„Dafür sind wir nicht zuständig.“
„Wir brauchen erst Alignment.“ (übersetzt: niemand will entscheiden)
„Das muss noch abgestimmt werden.“
„Wir sind aligned.“ (und zwei Wochen später macht jede Einheit wieder ihr Ding)
Die Silo‑Maschine:
Vier Design-Treiber, die Silos rational machen
Wenn du Silos reduzieren willst, musst du nicht die Leute reparieren.Du musst das Design ändern.
Hier ist die Mechanik – die berüchtigte „Silo‑Maschine“:
1) Zielkonflikte: lokal belohnt, global gefordert
Die Organisation sagt: „Gemeinsam liefern!“ Gemessen wird aber: Abteilungs-KPI, Bereichserfolg, lokale Optimierung.
Praxisbild: Produktion wird an Output und OEE gemessen, Konstruktion an Änderungsquote, Einkauf an Preis, Qualität an Reklamationsquote – und plötzlich ist „Zusammenarbeit“ das, was man macht, wenn nach Feierabend noch Luft ist.
Mein-Satz-dazu: Wenn Zusammenarbeit nicht belohnt wird, wird sie als Risiko behandelt.
2) Entscheidungsdiffusion: niemand entscheidet, alle stimmen ab
In Matrixorganisationen ist Verantwortung verteilt, Entscheidung aber nicht. Dann entsteht ein gefährlicher Ersatz: Abstimmung.
Und jetzt kommt der Satz, den ich am liebsten auf ein Banner drucken würde:
Viele Organisationen sind nicht zu wenig abgestimmt. Sie sind zu wenig entschieden.
Praxisbild: Lenkungskreis 12 Personen. Alle „dürfen“ mitreden. Niemand „muss“ entscheiden. Ergebnis: mehr Meetings, weniger Richtung.
3) Informationsasymmetrie: jeder sieht nur einen Ausschnitt
Silos sind oft Informations-Systeme: jeder Bereich hat Sprache, Ausschnitt, Risikologik.
Praxisbild:
Konstruktion sieht Zeichnung & Norm.
Produktion sieht Taktzeit & Machbarkeit.
Einkauf sieht Lieferzeit & Konditionen.
Qualität sieht Abweichung & Audit.
Alle haben recht – nur niemand hat das gemeinsame Bild.
4) Kapazitätsillusion: Zusammenarbeit als Nebenjob
Zusammenarbeit kostet Zeit. Punkt. Wenn Projekte so geplant sind, als gäbe es keine Abstimmung, keine Übergaben, keine Entscheidungsschleifen, wird Zusammenarbeit zur Überlast – und wird vermieden.
Praxisbild: „Du bist da nur mit 10% drin.“ Übersetzung: „Du bist verantwortlich, aber nicht eingeplant.“
Der Preis der Silos: Tempo, Qualität, Energie – alles sinkt
Silos sind nicht nur nervig. Sie verändern die Leistungskurve – auf drei Ebenen: Tempo, Qualität, Energie.
Tempo: Abstimmung frisst Durchsatz
Die Organisation wirkt beschäftigt, aber der Durchsatz bleibt niedrig. Meetings füllen die Lücke, weil Entscheidungen fehlen.
Qualität: Schnittstellen sind Fehlerquellen
Viele Qualitätsprobleme entstehen zwischen Bereichen: unklare Übergabekriterien, unausgesprochene Annahmen, verschwommene Abnahmen.
Energie: Brückenbauer brennen aus
Die teuersten Silos sind die, die eine Person „mit Heldentum“ zusammenhält. Das ist kein Zeichen von Stärke, das ist ein Single Point of Failure.
Kurzer KI‑Hinweis (damit keiner fragt):
KI repariert keine Teams
Ich sag’s knapp: KI ist selten der Ursprung eurer Kooperationsprobleme – aber sie verstärkt sie, weil Tempo, Vergleichbarkeit und Erwartungsdruck steigen.
Aber: Das ist ein Nebenkriegsschauplatz. Der Kern ist Kultur und Design.
Was du als Projektleitung wirklich tun kannst: Collaboration‑OS statt Kulturromantik
Du brauchst kein neues Toolset. Du brauchst ein Betriebssystem für Zusammenarbeit: Klarheit, Verlässlichkeit, Reparaturfähigkeit.
Und bitte merk dir diesen Satz – der ist reif für die Wand in jedem Projektraum:
Stabilität ist nicht Harmonie. Stabilität ist Reparaturgeschwindigkeit.
1) Klarheit
Nicht „alles detailliert geplant“, sondern:
gemeinsames Zielbild
klare Entscheidungsrechte (Owner, nicht „wir“)
explizite Definition von „fertig“
2) Verlässlichkeit
Zusagen gelten. Abhängigkeiten sind sichtbar. Entscheidungen sind auffindbar – statt jedes Mal neu diskutiert.
3) Reparaturfähigkeit
Konflikte werden früh bearbeitet, nicht gesammelt und als Mikropolitik verteilt. Debriefs statt Schuldzuweisung.
Zwei Werkzeuge, die sofort wirken
Box 1: Decision Log
Zweck: Entscheidungen auffindbar machen – und Diskussionen nicht neu starten müssen.
Minimal-Format (reicht völlig):
Thema/Frage
Entscheidung
Owner (entscheidungsberechtigt)
Datum
Warum (1–2 Sätze, Kriterien)
Review-Datum (wann prüfen wir, ob es noch gilt?)
Meine-Regel: Wenn ihr nach einem Meeting nicht sagen könnt, was entschieden wurde, war es kein Entscheidungsmeeting.
Box 2: Meeting‑Reset
Zweck: Meeting‑Flut eindämmen, weil Meetings sonst nur fehlende Entscheidungen kaschieren.
In 30 Minuten machbar (ohne Drama):
Jedes wiederkehrende Meeting bekommt einen Typ: Entscheidung / Synchronisation / Debrief / Beziehungspflege
Für jeden Typ gibt es ein Output-Kriterium:
Entscheidung = Decision-Log-Eintrag
Sync = aktualisierte Abhängigkeiten
Debrief = 1 konkrete Änderung ab morgen
Alles ohne klares Output-Kriterium: streichen oder asynchronisieren (Memo, Board, Kommentar).
Der einfache Selbstcheck:
Spielt ihr Silos – oder Zusammenarbeit?
Mach das nicht allein. Mach das mit 2–4 Schlüsselrollen aus euren wichtigsten Schnittstellen.
Und: Unterschiede in den Antworten sind oft wichtiger als der Durchschnitt.
Beantworte mit Ja/Nein:
Wir haben ein gemeinsames Zielbild, das über Abteilungsziele hinausgeht.
Für die Top‑Themen ist klar, wer entscheiden darf (Owner, nicht „wir“).
Für die wichtigsten Deliverables haben wir eine gemeinsame Definition von „fertig“.
Unsere Schnittstellen sind benannt: Wer liefert wem was – in welcher Qualität – bis wann.
Commitments werden wie Commitments behandelt (nicht wie höfliche Absichten).
Entscheidungen werden kurz dokumentiert und sind auffindbar (Decision Log).
Wir bearbeiten Konflikte zeitnah, statt sie wochenlang zu sammeln.
Wir haben eine Routine, um Blocker schnell zu eskalieren – ohne Drama.
Unsere Meetings erzeugen Outputs – nicht nur Gesprächsatmosphäre.
Cross‑Silo‑Arbeit wird entlastet (Zeit/Role) – statt romantisiert.
Auswertung:
0–3× Ja: Ihr lebt von Heldentum. Das ist kein System – das ist Risiko.
4–7× Ja: Ihr seid funktionsfähig, aber instabil. Unter Druck kippt ihr in Silos/Meeting‑Flut.
8–10× Ja: Starkes Fundament. Jetzt geht’s um Feintuning und Skalierung.
Zwei Reflexionsfragen (für echte Wirkung):
Welche Schnittstelle kostet uns aktuell am meisten Wartezeit, Nacharbeit oder Eskalationen?
Welche Entscheidung vermeiden wir gerade, weil wir „alle mitnehmen“ wollen? (Hinweis: Mitnehmen ist kein Ersatz fürs Entscheiden.)
Fazit: Silos sind nicht euer Schicksal – sie sind euer Design
Wenn du diesen Artikel als Projektleitung liest, dann bitte nimm das mit:
Du musst nicht „mehr Zusammenarbeit einfordern“. Du musst Zusammenarbeit designen, damit sie im Alltag funktioniert – und Silos unattraktiv werden.
Und wenn du Führungskraft bist: Du kannst Silos nicht durch Appelle abbauen. Du musst Zielkonflikte, Entscheidungsrechte und Kapazitätsillusionen korrigieren – sonst bleibt das Theater.
Bis zum nächsten Mal.
Jörg Tausendfreund
Projektmanagement-Erklärer & Silo-Entdecker
P.S.: Wenn du heute nur eine Sache tust: Nimm eine Schnittstelle (die schlimmste) – und führe dort Decision Log + Meeting‑Reset 30 Tage konsequent ein. Du wirst staunen, wie schnell „Kultur“ plötzlich ganz praktisch wird.
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