Hallo, meine lieben Projektpioniere und Krisenvermeider!
Hier meldet sich euer Jörg Tausendfreund, Projektmanagement-Erklärer und der Mann, der mehr Projekte scheitern gesehen hat, als ihr Kick-off-Meetings erlebt habt.
Heute packen wir das Thema an, das über Erfolg oder Untergang eurer Projekte entscheidet:
Das richtige Setup.
Denn eines ist sicher: Die meisten Projekte scheitern nicht, weil die Teams schlecht sind oder das Budget zu knapp ist – sondern weil sie von Anfang an falsch aufgesetzt wurden. Aber keine Sorge, heute gibt es Klartext, damit ihr nicht in dieselben Fallen tappt.
Warum Projekte oft schon vor dem Start scheitern
Ein Projekt wird gestartet, alle sind euphorisch, der Auftrag klingt gut – aber nach ein paar Wochen bricht das Chaos aus. Klingt bekannt? Kein Wunder! Denn oft sind Projekte von Anfang an so schlecht aufgesetzt, dass sie von Beginn an zum Scheitern verurteilt sind.
Die größte Fehleinschätzung lautet: „Wir klären das unterwegs.“ Nein, das werdet ihr nicht. Wer zu Beginn nicht klar definiert, was genau das Ziel ist, wer was entscheidet und wie kommuniziert wird, landet unweigerlich im Drama.
Also, Schluss mit vagen Annahmen. Hier sind die sieben tödlichen Sünden beim Projekt-Setup – und wie ihr sie vermeidet.
Die sieben tödlichen Sünden des Projekt-Setups (und ihre Lösungen)
1. „Ach, die Ziele klären wir später!“
Was kann schon schiefgehen, wenn keiner genau weiß, was erreicht werden soll? Antwort: Alles.
✅ So macht ihr es richtig:
Setzt euch zu Beginn zusammen und definiert klare, messbare Ziele.
Nutzt SMART-Ziele oder OKRs, damit keine Interpretationsspielräume bleiben.
Holt die schriftliche Bestätigung des Auftraggebers ein – damit später keiner „Das habe ich anders verstanden“ sagt.
2. „Jeder macht einfach das, was er denkt!“
Ein Projektteam ohne klare Rollen ist wie ein Fußballspiel ohne Positionen. Chaos ist garantiert.
✅ So macht ihr es richtig:
Rollen und Verantwortlichkeiten definieren: Wer entscheidet was?
Erstellt eine RACI-Matrix (Responsible, Accountable, Consulted, Informed), um Zuständigkeiten festzulegen.
Klärt: Wer hat das letzte Wort? Verhindert die klassische „Jeder fühlt sich verantwortlich, aber niemand entscheidet“-Falle.
3. „Kommunikation? Wir haben doch E-Mails!“
Die Mutter aller Missverständnisse: schlechte Kommunikation. Wer auf endlose E-Mail-Ketten setzt, verliert.
✅ So macht ihr es richtig:
Entwickelt eine klare Kommunikationsstrategie. Welche Kanäle nutzt ihr?
Setzt auf strukturierte Meetings (z. B. Daily Stand-ups, Weekly Reports).
Nutzt Kollaborationstools wie Slack, Microsoft Teams oder Asana, um Transparenz zu schaffen.
Seid radikal transparent: Jeder muss wissen, was gerade Sache ist.
4. „Wir haben die volle Rückendeckung – solange es keine Probleme gibt!“
Nichts ist schlimmer als eine Geschäftsführung, die am Anfang begeistert nickt und sich dann verzieht – bis es brennt.
✅ So macht ihr es richtig:
Holt euch echte, aktive Unterstützung der Führungsebene – nicht nur Lippenbekenntnisse.
Kommuniziert regelmäßig nach oben. Führungskräfte dürfen keine „Überraschungen“ erleben.
Lasst euch Ressourcen, Budgets und Prioritäten verbindlich zusichern.
5. „Wenn etwas schiefläuft, finden wir den Schuldigen!“
Wenn Schuldzuweisungen wichtiger werden als Lösungen, ist das Projekt tot.
✅ So macht ihr es richtig:
Etabliert eine Lernkultur statt eine Schuld-Kultur. Fehler sind zum Lernen da, nicht zum Bloßstellen.
Fehler analysieren, Lösungen ableiten – keine Sündenböcke suchen.
Fördert offenes Feedback und konstruktive Lösungsansätze.
6. „Wir haben alles perfekt geplant – und halten uns strikt daran!“
Ein zu starrer Plan ist das sicherste Ticket in den Misserfolg.
✅ So macht ihr es richtig:
Nutzt iterative Planungsmethoden wie Scrum oder Kanban.
Legt Change-Management-Prozesse fest, um mit Veränderungen umzugehen.
Schafft ein Umfeld, das auf Anpassung statt auf Kontrolle setzt.
7. „Wir ziehen das einfach durch – egal, was passiert!“
Ein Projekt ohne Flexibilität ist ein sinkendes Schiff.
✅ So macht ihr es richtig:
Holt regelmäßig Feedback aus dem Team ein.
Prüft regelmäßig: Ist das Projekt noch auf Kurs?
Habt den Mut zur Kurskorrektur, wenn sie notwendig wird.
Die Erfolgsformel für ein solides Projekt-Setup
Klarheit + Rollen + Kommunikation + Management-Support + Flexibilität = Projekterfolg 🏆
Fehlt eine dieser Komponenten, steigt die Wahrscheinlichkeit für ein Fiasko exponentiell.
Die ultimative Checkliste für den perfekten Projektstart
✅ Ziele und Anforderungen geklärt?
SMART-Methode nutzen.
Erwartungen mit Stakeholdern abgleichen.
✅ Rollen und Verantwortlichkeiten definiert?
RACI-Matrix erstellen.
Klare Entscheidungsbefugnisse festlegen.
✅ Kommunikation geplant?
Regelmäßige Meetings etablieren.
Kollaborationstools nutzen.
✅ Management-Support gesichert?
Verbindliche Sponsorship-Zusage einholen.
Regelmäßige Status-Updates vereinbaren.
✅ Flexibilität eingeplant?
Iterative Planung anwenden.
Change-Management-Prozesse etablieren.
Fazit: Der Unterschied zwischen Erfolg und Chaos
Ein gut aufgesetztes Projekt ist kein Zufall – es ist das Ergebnis bewusster, durchdachter Planung. Wer hier patzt, kann sich auf endlosen Stress gefasst machen.
Also: Steckt ihr mitten in einem chaotischen Projekt? Oder habt ihr wirklich einen Plan?
Bis zum nächsten Mal.
Jörg Tausendfreund
Projektmanagement-Erklärer & Projekt-Starter
P.S.: Falls ihr euch bei einer der „tödlichen Sünden“ ertappt habt – keine Panik. Besser jetzt nachbessern als später das Chaos ausbaden. 😉
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