Die Projekt-Paradoxie

Jörg Tausendfreund
8. Sept.
3 Min. Lesezeit

Warum du immer besser wirst – und trotzdem nicht vorankommst

Hallo, meine lieben Produktivitäts-Ninjas und Hamsterrad-Ingenieur:innen!

Hier ist wieder euer Jörg Tausendfreund, Projektmanagement-Erklärer und der Mann, der schon zu viele großartige Projektleiter:innen scheitern sah, obwohl sie alles „richtig“ gemacht haben.

Meine These heute: Persönliche Optimierung ist großartig – aber sie heilt kein Systemproblem.

In vielen Unternehmen wirst du durch bessere Methoden nur effizienter Teil des Problems. Aua? Genau darum reden wir.

Montagmorgen-Reality-Check:

Produktiver denn je

– und trotzdem im Rückstand

Stell dir (beispielhaft) Sandra vor: 47 offene Tasks, 3 überfällige Meilensteine, 12 „dringend“-Mails – und das schon vor dem ersten Kaffee.

Sie hat Entscheidungs-Backlog, Reverse Planning, Wochenpakete, DoD – alles im Griff. Ihre persönliche Effizienz sprang von 60 % auf 85 %.

Doch die Projekte werden nicht schneller fertig, der Stress steigt sogar.

Willkommen in der Projekt-Paradoxie des Mittelstands.

Tools sind Gold wert:

Blocker-Test macht Unsichtbares sichtbar.
Outcome-To-dos beenden „Daran-arbeiten“-Endlosschleifen.
Entscheidungs-Backlog zeigt brutal ehrlich: Nicht die Arbeit staut sich, die Entscheidungen.
Reverse Planning bringt heilsame Panik mit echtem Datum.

Aber hier kommt der Haken.

Warum die Optimierung verpufft:

Das System frisst deine Kapazität

Wenn alle ihre Produktivität steigern, passiert Folgendes:

Das System absorbiert die gewonnene Kapazität sofort – mehr Projekte, kürzere Deadlines, weniger Ressourcen.

Du läufst schneller, also dreht sich das Rad schneller. Feature, kein Bug.

Sandras Weg zeigt es: 2 → 3 → 4 Projekte, gleiche Ressourcen, bessere Methoden – näher am Burnout denn je.

Die brutale Erkenntnis: Du löst nicht das Problem. Du wirst effizienter Teil des Problems.

Systemdiagnose:

Die drei eigentlichen Krankheiten

Kompetenz-Illusion Du darfst koordinieren – aber nicht priorisieren. Verantwortung tragen – aber sie nicht einfordern. Fahren – aber ohne Gas und Bremse. Ergebnis: Du managst Blocker, statt sie zu verhindern.
Multiprojekt-Lüge Jede Person auf fünf Baustellen – niemand bringt etwas zu Ende. 20 % Projekt A, 30 % Projekt B, 40 % Tagesgeschäft, 10 % Strategie – Ressourcen-Roulette. Wochenpakete strukturieren, heilen aber nicht: Ihr macht zu viel gleichzeitig.
Entscheidungs-Verstopfung Die Geschäftsführung/der Führungskreis entscheidet alles – vom Büroklammer-Einkauf bis zur Produktstrategie. Das Entscheidungs-Backlog zeigt den Stau, löst ihn aber nicht – denn die Entscheider sitzen selbst im Hamsterrad.

Der Ausweg:

Drei Hebel, die du jetzt bewegen kannst

Hebel 1 – Kompetenz-Guerilla (individueller Hebel)

Hör auf, um Erlaubnis zu bitten. Fang an, um Vergebung zu bitten – aber klug.

Entscheidungskorridor vereinbaren „Ich entscheide bis 5.000 € / 5 Personentage selbst, darüber eskaliere ich.“
Konsultativer Einzelentscheid „Ich habe Stakeholder gehört, entscheide X, gehe in Umsetzung – Einwände bis morgen 12 Uhr.“
Reversible Experimente „Wir testen 2 Wochen. Wenn’s nicht wirkt, drehen wir zurück.“So reduzierst du Angst und drehst die Beweislast.

Hebel 2 – Projekt-Diät (struktureller Hebel)

Fokus schlägt Vielbeschäftigung.

Preis des Multitaskings vorrechnen (Switching-Kosten zeigen).
WIP-Limits vorschlagen Max. 3 parallel, Rest in die Pipeline.
Projekt-Fastentage Freitags nur Top-3, keine Nebenkriegsschauplätze.Benchmarks aus ähnlichen Unternehmen helfen – KMU lieben Vergleichbarkeit.

Hebel 3 – Entscheidungs-Revolution (kultureller Hebel)

Werde Entscheidungs-Aktivist.

Decision Sprints 60 Min/Woche, alle Entscheider, je Thema 10 Min – Entscheidung oder Eskalation, kein „Wir reden später weiter“.
RAPID transparent machen (Recommend, Agree, Perform, Input, Decide).
Öffentliche Eskalation Dashboard zeigt: „Warten seit X Tagen auf Entscheidung Y“ (Transparenz, kein Pranger).

Montag-nach-diesem-Artikel-Plan (konkret, kurz, wirksam)

Montag (30 Min) – Selbstdiagnose Für jedes Projekt: Kompetenz (1–10), Ressourcen-Zugriff (1–10), Auftragsklarheit (1–10). Unter 7 = Warnsignal, unter 5 = Farce.

Dienstag (30 Min) – Gespräch mit Lösung „Ich habe drei Vorschläge, die sofort helfen.“ Präsentiere genau einen Hebel. Fokus > Vollständigkeit.

Mi–Fr – Mikro-Experiment

Decision Sprint für dein Projekt, oder
WIP-Limit fürs Team, oder
Konsultativer Einzelentscheid für eine Woche.Dokumentiere Effekte (Durchlaufzeit, Entscheidungen, Stresslevel).

Ab nächster Woche – Bewegung starten Verbündete suchen, Erkenntnisse teilen, Guerilla-Style Hebel für Hebel skalieren.

Fünf sofort umsetzbare Schritte (heute)

Entscheidungs-Backlog anlegen – jede Entscheidung mit Owner & Deadline (sichtbar im Daily).
One-Pager pro Woche Zielbild, Fortschritt, Blocker, fällige Entscheidungen – eine Seite, kein Theater.
WIP-Limit pilotieren (max. 3 Hauptstreams) – Fokus sichtbar machen.
Blocker-Ritual Täglich 15 Min aktiv Blocker lösen, nicht nur „abarbeiten“.
Reverse Planning auf A3 Vom Abnahmedatum rückwärts bis heute – „heilsame Panik“ inklusive.

Typische Fallstricke

– und wie du sie vermeidest

Plan-Fetischismus Pläne sind Werkzeuge, keine Fesseln. Kurskorrekturen sind Führungsleistung, kein Versagen.
„Mehr hilft mehr“-Irrtum Mehr Tools ohne Systemänderung = mehr Geschwindigkeit im Kreis.
Entscheidungs-Romantik „Wir reden, bis alle glücklich sind“ – nein. Entscheidung oder Eskalation.
Unsichtbares Multitasking Sichtbarkeit ist Medizin: WIP-Limit & Pipeline an die Wand.

Fazit: Werde vom Hamster im Rad zum Ingenieur des Rades

Die gute Nachricht: Das System ist menschengemacht – also veränderbar. Behalte deine Selbstmanagement-Tools, sie sind dein Überlebens-Kit. Aber wage den nächsten Schritt:

System hebeln statt nur dich optimieren. Verbinde Blocker-Test mit Kompetenz-Guerilla, Wochenpakete mit WIP-Limit, DoD mit Decision Sprint – und du setzt Bewegungsenergie frei, die Projekte wirklich voranbringt.

Bis zum nächsten Mal.

Jörg Tausendfreund

Projektmanagement-Erklärer & Optimierungs-Fan-Boy

P.S.: Wenn jemand sagt „Bei uns ist das anders“, lächle freundlich – und starte Hebel 1. Man kann Systeme diskutieren. Oder man verändert sie. Heute.