Warum 90 % von euch nicht bereit sind für KI im Projektmanagement

Warum 90 % von euch nicht bereit sind für KI im Projektmanagement

– und wie ihr es endlich werdet

Hallo, meine lieben Projektkapitäne, Prioritäts-Akrobaten und Ressourcenjongleure!

Hier ist wieder euer Jörg Tausendfreund, Projektmanagement-Erklärer und der Mann, der so viele Projektteams im KI-Hype schlingern sah, dass er inzwischen automatisch die wichtigste Frage stellt:

„Wollt ihr KI wirklich nutzen – oder wollt ihr eure eigenen Probleme schneller sichtbar machen?“

Denn die unbequeme Wahrheit lautet: KI verbessert keine schlechten Projekte. Sie beschleunigt nur das Chaos.

1. Das eigentliche Problem: Ihr habt ein Portfolio-Problem, kein KI-Problem

Viele Unternehmen sagen heute: „Wir brauchen KI, um unser Projektportfolio besser zu steuern.“

Was sie meinen: „Wir haben keinerlei Priorisierung und hoffen, KI sortiert das für uns.“

Also mal ganz ehrlich:

Kein System der Welt kann Prioritäten automatisieren, die ihr selbst nie gesetzt habt.

Wenn du 30 Projekte parallel betreibst, fünf strategische Initiativen pro Quartal startest und niemand weiß, was eigentlich wirklich wichtig ist, dann wird KI dir nicht helfen.

Sie wird dir nur schneller vorrechnen, wie unrealistisch dein Portfolio ist. Sie wird Deadlines brutal einkassieren, Ressourcenverbrauch schonungslos beziffern – und dir in Sekunden zeigen, dass du drei Systeme gleichzeitig überlastest.

Ohne Priorisierung ist KI wie ein Ultraschallbild: Sie zeigt dir alles. Nur gefällt dir das Bild nicht.

2. Die Ressourcenrealität:

Die Lüge, die KI als erstes aufdeckt

Die meisten Unternehmen leiden nicht an zu wenig Ressourcen. Sondern an zu vielen parallelen Vorhaben mit zu wenig Commitment.

Ressourcenplanung sieht so aus:

• Person A: „20 %“ für Strategieprojekt

  
  

• Person B: „30 %“ für Innovation

  
  

• Person C: „10 %“ für Sonderinitiative

  
  

• Und alle: 100 % fürs Tagesgeschäft

Dazu fünf Ad-hoc-Projekte, zwei Krisen und ein Vorstandswunsch am Freitagmittag.

Dann kommt KI.

Und KI ist gnadenlos ehrlich:

„Diese Planung ist physikalisch unmöglich.“

Nicht ineffizient. Nicht schwierig. Unmöglich.

KI macht sichtbar, was ihr seit Jahren ignoriert:

Eure Planung basiert auf Hoffnungen, nicht auf Kapazität.

Sie zeigt:

• Wer permanent überzogen ist

  
  

• Wer alle Engpässe blockiert

  
  

• Wer zu viel gleichzeitig macht

  
  

• Welche Projekte nie eine Chance hatten

  
  

• Welche Deadlines mathematisch nicht haltbar sind

Das fühlt sich nicht gut an.Aber es ist der Weg raus aus der Illusion.

3. Der Müller-Maschinenbau-Case:

KI scheitert nicht – ihr tut es

Ein mittelständischer Maschinenbauer wollte „endlich KI im PM nutzen“. Eine komplexe Anlage, 10 Gewerke, alles eilig.

Also: KI anwerfen. Termine ausrechnen. Predictive Forecasting.

Was passiert? Die KI spuckt einen Endtermin aus, der Monate später liegt als die Wunschvorstellung des Managements.

„Das kann nicht stimmen!“

Doch, kann es. Weil sie die realen Kapazitäten, die echten Abhängigkeiten, und den tatsächlichen Ressourcenzugriff gerechnet hat. Nicht das Wunschbild im PowerPoint.

Am Ende stellte sich heraus: Nicht die KI lag falsch –die Organisation hatte nie ehrlich geplant.

4. Die drei harten Gründe, warum 90 % nicht bereit sind für KI

Grund 1: Keine Priorisierung

Wenn alles gleichzeitig laufen muss, ist KI nutzlos – sie skaliert nur die Parallelitis.

Grund 2: Überlastung als Normalzustand

Wenn jeder überbucht ist, erzeugt KI nur präzise Überlastungsdiagramme – kein Fortschritt.

Grund 3: Fehlende Governance

Wenn niemand entscheidet, wer entscheidet, hilft auch kein digitaler Co-Pilot.

KI scheitert nicht. Sie stößt an die Grenzen eurer Führung.

5. Das KI-Praxis-Framework: Ehrlich. Brutal. Wirksam.

Schritt 1: Portfolio radikal entschlacken

Stoppe 20 % der laufenden Projekte. Nicht später. Jetzt.

Klingt hart? Ist es. Aber die Mathematik ist eindeutig: Weniger parallel = mehr Output.

Schritt 2: Ressourcen realistisch machen

Stunden statt Prozent. Verbindlich statt höflich.

• 40 % heißt: 16 Stunden pro Woche – nicht „wenn’s passt“.

• 10 % heißt: 4 Stunden – und nicht 17 Meetings.

Schritt 3: „Decision-SLA“ einführen

Wenn Führung 10 Tage für eine Entscheidung braucht, braucht KI 0,2 Sekunden –aber das Projekt trotzdem 10 Tage.

Setz Deadlines für Entscheidungen: 48 Stunden, 5 Tage – egal. Hauptsache verbindlich.

Schritt 4: KI dort nutzen, wo sie heute schon glänzt

• Risikoanalyse

• Situationsanalyse

• Asynchrones Meeting-Management

• Standardisierung (Berichte, Templates, Prozesse)

• Wissensrecycling

• Predictive Pattern Detection

KI ist ein Werkzeug – kein Wundertäter.

Schritt 5: Governance + Verantwortlichkeiten

KI darf niemals im Dunkeln arbeiten.

• Welche Daten dürfen rein?

• Welche Entscheidungen bleiben menschlich?

• Wie dokumentieren wir Prompts & Outputs?

• Welche Risiken tragen wir bewusst?

Das schützt euch vor Blindflügen – und vor peinlichen Eskalationen.

6. Der Profi-Reflexionscheck:

Bist du bereit für KI?

Beantworte jede Frage ehrlich mit Ja oder Nein:

• Haben wir ein echtes Portfolio mit Start/Stop/Weiter-Logik?

  
  

• Kennen wir unsere realen Kapazitäten in Stunden?

  
  

• Gibt es ein WIP-Limit für Teams und Schlüsselrollen?

  
  

• Treffen wir Entscheidungen innerhalb definierter SLAs?

  
  

• Haben wir klare Regeln für Daten, Sicherheit, Prompts, Agenten?

  
  

• Weiß jede Rolle, was sie mit KI tun darf – und was nicht?

  
  

• Nutzen wir KI zur Analyse und Reflexion (nicht zum Schönrechnen)?

  
  

• Ist unsere Kultur reif für Transparenz ohne Schuldzuweisung?

Auswertung:

• 7–8 × Ja: Ihr seid im oberen 10 %. KI wird euch beschleunigen.

• 4–6 × Ja: Gute Basis, aber riskant. Kultur & Kapazität zuerst klären.

• <4 × Ja: Finger weg von KI-Rollouts.Ihr würdet nur Chaos automatisieren.

7. Die Wahrheit, die keiner hören will

KI wird euch nicht retten. KI wird euch entlarven.

Sie skaliert:

• eure Klarheit

  
  

• oder euren Nebel

  
  

• eure Fokussierung

  
  

• oder eure Parallelitis

  
  

• eure Ehrlichkeit

  
  

• oder eure Illusion

Die Frage ist also nicht, ob KI bereit ist für euch. Die Frage ist, ob ihr bereit seid, für euch selbst.

Fazit: KI skaliert, was ist – also sorgt dafür, dass „ist“ gut ist

Wenn eure Prioritäten klar, eure Kapazitäten realistisch und eure Governance stabil ist, wird KI zum Turbo eurer Projektarbeit.

Wenn nicht, wird sie zum Brandbeschleuniger eurer strukturellen Probleme.

Der Weg zu KI-Reife führt über drei Dinge: Ehrlichkeit. Fokus. Konsequenz.

Nicht über Tools. Nicht über Trainings. Nicht über Roadmaps.

Bis zum nächsten Mal.

Jörg Tausendfreund

Projektmanagement-Erklärer & KI-Befürworter

P.S.: Wenn du heute nur eine Sache machst, dann diese: Nimm deine Projektliste –und streiche fünf Projekte. Nicht, weil du willst. Sondern weil du musst. Erst Fokus. Dann KI.