Ein PMO ist keine Option mehr

Ein PMO ist keine Option mehr!

Es ist die letzte Verteidigungslinie gegen Projektchaos im Mittelstand

Hallo, meine lieben Geschäftsführer:innen, Bereichsleiter:innen und – ja – auch ihr tapferen Projektleiter:innen!

Hier ist wieder euer Jörg Tausendfreund, Projektmanagement-Erklärer und der Mann, der schon mehr Projekte an guter Absicht scheitern sah als an fehlender Kompetenz.

Meine These heute ist klar, unbequem und überfällig:

Ein PMO ist keine Option mehr. Es ist die letzte Verteidigungslinie gegen strukturelles Projektchaos.

Und nein, ich meine damit kein PMO als Bürokratiemonster, kein Excel-Museum und keine neue Berichtspflicht für ohnehin überlastete Teams. Ich meine ein PMO als das, was es heute sein muss: ein Betriebssystem für Entscheidungen, Prioritäten und Ressourcen.

Warum dieses Thema vor allem die Geschäftsführung betrifft

Lass uns ehrlich sein: Projektleitungen wissen meist sehr genau, warum ein PMO sinnvoll wäre. Sie erleben das Chaos täglich.

Was oft fehlt, ist das klare Bekenntnis von oben. Denn ohne Mandat bleibt jedes PMO ein Papiertiger.

Aus Sicht der Geschäftsführung zeigt sich das Problem oft anders:

• Projekte laufen „irgendwie“.

• Es wird viel gearbeitet, aber wenig fertig.

• Entscheidungen fühlen sich richtig an – sind aber selten faktenbasiert.

• Eskalationen kommen spät, aber dann heftig.

Was hier fehlt, ist nicht Engagement. Es fehlt Struktur für Überblick und Steuerung.

Und genau hier kommt das PMO ins Spiel.

Das Missverständnis PMO

– und warum es so hartnäckig ist

Viele denken beim Begriff PMO an:

• Formulare

• Statusampeln

• Reporting-Marathons

• Kontrollinstanzen

Kein Wunder, dass der Reflex lautet: „Bloß keine zusätzliche Bürokratie!“

Die bittere Wahrheit ist jedoch:

Bürokratie entsteht nicht durch ein PMO – sie entsteht durch fehlende Klarheit.

Ohne PMO entstehen:

• doppelte Abstimmungen

• endlose Mails

• parallele Excel-Listen

• widersprüchliche Statusberichte

• Entscheidungen aus dem Bauch heraus

Das ist keine Freiheit. Das ist ineffizientes Chaos.

Ein typischer PMO-Fehlstart

(den ich leider zu gut kenne)

Ein mittelständisches Unternehmen beschließt: „Wir brauchen jetzt ein PMO.“

Was passiert?

• Ein Tool wird gekauft.

• Ein paar Templates werden eingeführt.

• Ein:e PMO-Verantwortliche:r wird benannt – ohne echtes Mandat.

Nach sechs Monaten lautet das Fazit:

„Das PMO bringt nichts. Nur mehr Arbeit.“

Falsch.

Was hier gescheitert ist, war nicht das PMO – sondern das Design:

• Kein klares Zielbild.

• Kein Entscheidungsmandat.

• Kein Fokus auf Priorisierung.

• Kein Schutz vor Überlast.

Ein PMO ohne Mandat ist wie ein Navigationssystem ohne Zugriff aufs Lenkrad.

Was ein gutes PMO heute wirklich leistet

Ein wirksames PMO beantwortet fünf Fragen – und zwar konsequent:

1. Was sind unsere wichtigsten Projekte – wirklich?

2. Woran erkennen wir Fortschritt und Risiko?

3. Wo sind unsere Engpässe?

4. Wer darf was entscheiden – und bis wann?

5. Was lernen wir aus Projekten für die nächsten?

Es geht nicht um Kontrolle, sondern um Orientierung.

Ein gutes PMO schafft:

• Transparenz ohne Schuldzuweisung

• Priorisierung statt Lautstärke

• Ressourcenschutz statt Dauerüberlast

• Entscheidungsfähigkeit statt Bauchgefühl

Zwei Perspektiven – ein gemeinsamer Nutzen

Wenn du Geschäftsführung oder Bereichsleitung bist:

Ein PMO gibt dir:

• einen echten Überblick über dein Portfolio

• Entscheidungsgrundlagen statt Bauchgefühl

• Frühwarnsysteme statt Feuerwehr

• Schutz deiner Schlüsselressourcen

Kurz: Führung wird wieder gestaltbar.

Wenn du Projektleitung bist:

Ein PMO gibt dir:

• klare Prioritäten

• verbindliche Entscheidungswege

• Rückendeckung gegenüber Stakeholdern

• Schutz vor unrealistischer Überlast

Kurz: Du kannst endlich führen statt nur koordinieren.

Das kleinste wirksame PMO-Setup

Vergiss die Großlösung. Mittelstand braucht Pragmatismus.

Ein gutes Start-Setup besteht aus:

1. Projekt-One-Pager Ziel, Nutzen, Risiken, Abhängigkeiten – eine Seite. Punkt.

   
   

2. Portfolio-Board Regelmäßig entscheiden: Start, Stop, Weiter.

   
   

3. Ressourcen-Realität Stunden statt Prozent. Engpässe sichtbar machen.

   
   

4. Decision-SLAs Entscheidungen haben Fristen – auch im Management.

   
   

5. Lessons-Learned-Schleife Lernen systematisieren statt vergessen.

Mehr braucht es am Anfang nicht.

Mini-Selbstcheck: Braucht ihr ein PMO?

Beantworte ehrlich mit Ja oder Nein:

1. Haben wir mehr als 10 laufende Projekte ohne klare Priorisierung?

2. Arbeiten Schlüsselpersonen an zu vielen Themen gleichzeitig?

3. Gibt es widersprüchliche Statusberichte?

4. Werden Entscheidungen häufig vertagt?

5. Kommen Risiken spät und eskaliert hoch?

6. Wiederholen sich Projektprobleme regelmäßig?

Auswertung:

• 0–1× Ja: Gut aufgestellt.

• 2–3× Ja: Achtung – strukturelle Risiken.

• 4–6× Ja: Ein PMO ist keine Option mehr. Es ist notwendig.

Fazit: Ein PMO schafft Freiheit

– wenn man es richtig macht

Ein PMO ist kein Kontrollinstrument. Es ist ein Führungsinstrument.

Es schützt Menschen vor Überlast. Es schützt Entscheidungen vor Beliebigkeit. Es schützt Unternehmen vor strategischer Blindheit.

Die Frage ist nicht mehr, ob ihr ein PMO braucht.

Die Frage ist nur:

Wollt ihr Projekte weiter dem Zufall überlassen – oder endlich strukturiert führen?

Bis zum nächsten Mal.

Jörg Tausendfreund

Projektmanagement-Erklärer & Freund der guten PM-Organisation

P.S.: Wenn ihr Angst vor Bürokratie habt, dann habt ihr kein PMO-Problem – sondern ein Führungsproblem. Ein gutes PMO reduziert Chaos. Immer.