KI frisst Routinen

Und macht Platz für echte Führung

Hallo, meine lieben Projektkapitäne und Statusbericht-Sprinter!

Hier ist wieder euer Jörg Tausendfreund, Projektmanagement-Erklärer und der Mann, der schon mehr Wochen mit Copy & Paste verschwendet sah, als irgendein Projekt je gerechtfertigt hätte.

Meine These heute: KI nimmt uns die Fleißarbeit – oder sie nimmt uns gar nichts. 

Denn sie ersetzt nicht Führung. Sie entlarvt sie. Wer nur zusammenträgt, wird ersetzt. Wer einordnet, entscheidet und Vertrauen baut, wird unersetzlich.

KI erledigt heute schon, was du gestern „fleißig“ nanntest

Statusberichte, Budgetübersichten, Risiko-Analysen, Folien-Decks – KI schreibt, rechnet, formatiert und verdichtet das schneller, konsistenter, fehlerärmer als du nach dem dritten Kaffee.

Das ist keine Drohung, das ist Befreiung.

Aber: Kontext, Prioritäten, Konflikte, Vertrauen – das kann keine Maschine. Genau hier liegt deine Zukunft:

• Nicht mehr Zahlen zusammentragen, sondern Budgets interpretieren und Prioritäten setzen.

  
  

• Nicht mehr Berichte tippen, sondern Stakeholdern Orientierung geben.

  
  

• Nicht mehr Präsentationen malen, sondern Botschaften so platzieren, dass sie verstanden und akzeptiert werden.

  
  

• Nicht mehr Anforderungen listen, sondern Politik, Strategie und Machbarkeit austarieren.

Neue Rolle: Projektleitungen als Navigatoren in komplexen Systemen. KI räumt die Routine ab – du verantwortest, was wirklich zählt:

Führung, Kontext, Kommunikation, Beziehung.

LEAD-AI für Projektleiter:innen – Führung mit KI, nicht trotz KI

L – Lage & Zweck klären Wozu brauchen wir diesen Bericht, diese Zahl, diese Analyse? Formuliere Kontext, Zielbild, Done-Kriterien. Kein Prompt ohne Wozu.

E – Evidenz heben KI kuratiert Daten, du definierst Qualität (Quelle, Aktualität, Vollständigkeit) und Relevanz. Deine Aufgabe: Einordnung statt Abschreiben.

A – Automatisieren, was bremst Protokolle, Zusammenfassungen, Ticket-Cluster, Folienentwürfe – weg damit. Routine raus, Führungszeit rein.

D – Entscheidungen beschleunigen Decision-SLA (z. B. 48 h) + Decision-Log. KI verdichtet Optionen & Konsequenzen – du entscheidest.

AI – Assistent, nicht Chef Guardrails: Transparenz, Quellen, Datenschutz, Bias-Check, Human-in-the-Loop. KI unterstützt – du verantwortest.

Mini-Fall: Vom Tipp-Affen zum Navigator in 10 Tagen

Ausgangslage Projekt „Atlas“. PL versinkt in Statusreports; Stakeholder zerren am Scope; zwei Teams reden aneinander vorbei.

Intervention:

• L/E: Wöchentliche Ziele & Done-Kriterien schriftlich; KI erstellt Statusentwurf inkl. Zahlentrend – PL prüft & kommentiert.

  
  

• A: Meeting-Protokolle & Action-Items automatisiert; One-Pager ersetzt 12-seitige Folien.

  
  

• D: Decision-SLA 48 h + Decision-Log.

  
  

• AI: Guardrails: Quellenpflicht, sensible Daten tabu; Human-Review fix.

  
  

• Ergebnis (Tag 10): Meetingzeit −35 %, zwei Entscheidungen <24 h, spürbar weniger Reibung. PL hat zwei halbe Tage pro Woche frei – für echte Führung.

Fünf Sofort-Schritte (ab heute)

1. Routinen inventarisieren Liste 10 wiederkehrende Tätigkeiten (Reports, Protokolle, Recherchen). Markiere, was KI übernehmen kann – abgeben.

   
   

2. One-Pager einführen 1 Seite / Woche: Ziele, Fortschritt, Blocker, Entscheidungen. KI entwirft, du schärfst. Keine Folien-Folklore.

   
   

3. Decision-SLA + Log Definiert 48-Stunden-Fristen. Offene Entscheidungen sichtbar tracken – inkl. Auswirkungen der Verzögerung.

   
   

4. Prompt-Standards CLEARS: Context, Limits, Evidence, Action, Role, Style. Jeder Prompt dokumentiert Quellen & Verwendungszweck.

   
   

5. Guardrails veröffentlichen 1-Seiten-Policy: Quellenpflicht, sensible Daten, Bias-Spotchecks, Human-Review, Transparenz („KI hat mitgewirkt“).

Typische Fallstricke – und wie du sie vermeidest

• Shiny-Deck-Syndrom KI baut die schönsten Folien. Wert entsteht bei Entscheidungen, nicht bei Dekor.

  
  

• Orakel-Gefahr Antworten ohne Quellen? Abstellen. Belegpflicht ist Vertrauenswährung.

  
  

• Automatisierung vor Prozessklärung Erst entrümpeln, dann automatisieren. Sonst skaliert ihr Ineffizienz.

  
  

• Kontrolle statt Führung Überwachung killt Vertrauen. Ziele + Feedback ≫ Spyware.

  
  

• Meeting-Theater Wenn kein Ergebnis/Entscheid, abbrechen. KI-Protokoll ≠ Führung.

Dein Montag-bis-Freitag-Kickstart (leicht, nicht „Roadmap-schwer“)

• Mo: 15-Min-Kickoff – Top-3 Ziele & Done-Kriterien; KI-Entwurf One-Pager.

  
  

• Di: Decision-Sprint (30 Min) – offene Entscheidungen schließen oder eskalieren.

  
  

• Mi: Stakeholder-Runde – KI fasst Fragen & Risiken vorab zusammen, du setzt Prioritäten.

  
  

• Do: Konflikt-Sprechstunde – 30 Min „Blocker löschen“, nicht „Status reden“.

  
  

• Fr: Review – Done-List, 3 Learnings, Guardrails aktualisieren, One-Pager verschicken.

Fazit: Keine Panik. Position.

KI frisst Routinen. Gut so. Damit schafft sie Raum für das, was nur du kannst:

Kontext geben, Prioritäten setzen, Entscheidungen treffen, Vertrauen bauen, Konflikte lösen. 

Die Frage ist nicht, ob KI kommt. Die Frage ist, ob du sie als Verstärker nutzt.

Bis zum nächsten Mal.

Jörg Tausendfreund

Projektmanagement-Erklärer & Fan von KI im Projekt

P.S.: Wenn du heute nur einen Schritt machst: One-Pager + Decision-SLA. Danach sagst du deiner KI, was sie für dich abräumt – und kümmerst dich um das, wofür du bezahlt wirst: Führung.