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Meetings, die nicht nerven

Autorenbild: Jörg TausendfreundJörg Tausendfreund

Eine Kampfansage an sinnlose Besprechungen und ein Plädoyer für echte Agilität


Liebe Projektmanagement-Enthusiasten und solche, die es noch werden wollen!


Hier meldet sich wieder Jörg Tausendfreund, Projektmanagement-Erklärer und Zeitverschwender-Bekämpfer!


Heute packe ich ein Thema an, das mir seit Jahren unter den Nägeln brennt:


Diese endlosen, sinnlosen, energieraubenden Meetings, die unsere Projektlandschaft wie ein Plagegeist heimsuchen.


Nach weit über 25 Jahren und geschätzten 15.000 Meetings (ja, ich habe nachgerechnet!) kann ich eines mit Sicherheit sagen:


80% unserer Besprechungszeit ist reine Verschwendung.


Aber keine Sorge - ich habe nicht nur gemeckert, sondern auch Lösungen entwickelt.


Die Meeting-Misere: Eine schonungslose Diagnose

Kennt Ihr das?


  • Das wöchentliche "Status-Meeting", bei dem 12 Menschen eine Stunde lang einem Menschen zuhören


  • Die "kurze Abstimmung", die sich zu einem zweistündigen Debattierclub entwickelt


  • Das "wichtige Update", bei dem am Ende niemand weiß, was jetzt eigentlich zu tun ist


Ich beobachte seit Jahren, wie Organisationen systematisch Zeit und Energie in ineffektiven Meetings verbrennen. Ein durchschnittlicher Manager verbringt 23 Stunden pro Woche in Meetings.


Das sind bei einem Jahresgehalt von 100.000 Euro etwa 35.000 Euro, die wortwörtlich "versessen" werden!



Warum traditionelle Meetings zum Scheitern verurteilt sind

Lasst mich Euch sagen, warum Meetings nicht funktionieren:


  1. Das "Alle-müssen-dabei-sein"-Syndrom

    • Realität: Je mehr Teilnehmer, desto weniger Entscheidungen

    • Meine Regel: Anzahl der Teilnehmer = √(Wichtigkeit des Themas)


  2. Der "Agenda-Overkill"

    • 15 Themen in 60 Minuten? Seien Sie ehrlich zu sich selbst

    • Meine Formel: Maximale Themenanzahl = verfügbare Zeit / 15 Minuten


  3. Das "Verantwortungs-Vakuum"

    • Alle nicken, keiner macht

    • Mein Prinzip: Kein Meeting ohne konkrete "Wer macht was bis wann"-Liste (To Do - Liste)



Die agile Revolution: Meetings, die tatsächlich etwas bewegen

1. Daily Stand-up 2.0: Der Power-Kickstart

Meine Weiterentwicklung des klassischen Stand-ups:

  • Exakt 15 Minuten (ich verwende eine Box, die nach 14 Minuten "The Final Countdown" spielt)

  • Drei heilige Fragen:

    • Was habe ich ERREICHT? (nicht: woran habe ich gearbeitet)

    • Was WERDE ich erreichen? (nicht: woran werde ich arbeiten)

    • Welche KONKRETE Hilfe brauche ich? (nicht: was behindert mich)


2. Das Tactical Meeting Deluxe

Meine Version des Tactical Meetings hat einen entscheidenden Twist:

Vorher (async):

  • Jeder postet seine Updates in einem shared document

  • Teilnehmer markieren Diskussionspunkte vorab

  • KPIs werden automatisch aktualisiert

Im Meeting (45 Minuten max):

  1. 5 Min: Quick Wins identifizieren

  2. 25 Min: Probleme lösen (nicht diskutieren!)

  3. 10 Min: Entscheidungen treffen

  4. 5 Min: Aktionen zuweisen


3. Das Problem-Solving-Power-Meeting

Mein Format für akute Herausforderungen:

  • Maximale Dauer: 30 Minuten

  • Maximale Teilnehmerzahl: 5

  • Struktur:

    1. 5 Min: Problem definieren

    2. 10 Min: Lösungen generieren

    3. 10 Min: Lösung auswählen und konkretisieren

    4. 5 Min: Aktionsplan erstellen


4. Die Turbo-Retrospektive

Meine radikale Neuinterpretation der klassischen Retro:

  • Alle 2 Wochen, 45 Minuten

  • Nur drei Fragen:

    1. Was müssen wir SOFORT stoppen?

    2. Was müssen wir UNBEDINGT starten?

    3. Was müssen wir DRINGEND anpassen?



Meine goldenen Regeln für Meetings, die nicht nerven

  1. Die 3W-Regel vor jedem Meeting

    • Warum brauchen wir dieses Meeting?

    • Was muss KONKRET dabei rauskommen?

    • Wer muss WIRKLICH dabei sein?


  2. Meine radikalen Meeting-Prinzipien

    • Keine Meetings vor 10 Uhr (Menschen brauchen ihre produktive Zeit)

    • Kein Meeting länger als 45 Minuten (das Gehirn macht nach 45 Minuten eh zu)

    • Meeting-freier Mittwoch (ja, den ganzen Tag!)

    • Keine Meetings ohne Kamera (bei virtuellen Meetings)

    • Jedes Meeting hat einen Zeitwächter (rotierend)


  3. Die Meeting-Erfolgsformel

    • Vorbereitung = 50% des Erfolgs

    • Durchführung = 25% des Erfolgs

    • Nachbereitung = 25% des Erfolgs



Ein Praxisbeispiel, das Mut macht

Letzte Woche bei einem Kunden: 30 Meetings pro Woche und im Team, alle frustriert, keine Ergebnisse. Testweises Einführen der Methoden:

  • 60% weniger Meetings

  • 90% höhere Entscheidungsquote

  • 100% zufriedenere Mitarbeiter



Mein Aufruf an Euch

Hört auf, Meetings zu erdulden. Werden Sie zum Meeting-Revolutionär! Führt neue Prinzipien ein - erst in eigenen Meetings, dann im Team, schließlich in der ganzen Organisation.


Und wenn jemand fragt "Können wir mal kurz sprechen?", antworte: "Gerne. Was genau soll dabei rauskommen, und brauchen wir dafür wirklich ein Meeting?"


Bis zum nächsten Mal.


Jörg Tausendfreund

Projektmanagement-Erklärer & Meeting-Optimierer


P.S.: Diesen Blog-Post habe ich übrigens in der Zeit geschrieben, die andere für ihr wöchentliches Status-Meeting brauchen. 😉


P.P.S.: Wer noch mehr über "Verschwendung" wissen möchte, dazu habe ich einen aktuellen Report erstellt. Schreib mir einfach und hole Dir den Report, um zu erfahren, wie Du täglich 9.120 Euro einsparen kannst.

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