
Eine Kampfansage an sinnlose Besprechungen und ein Plädoyer für echte Agilität
Liebe Projektmanagement-Enthusiasten und solche, die es noch werden wollen!
Hier meldet sich wieder Jörg Tausendfreund, Projektmanagement-Erklärer und Zeitverschwender-Bekämpfer!
Heute packe ich ein Thema an, das mir seit Jahren unter den Nägeln brennt:
Diese endlosen, sinnlosen, energieraubenden Meetings, die unsere Projektlandschaft wie ein Plagegeist heimsuchen.
Nach weit über 25 Jahren und geschätzten 15.000 Meetings (ja, ich habe nachgerechnet!) kann ich eines mit Sicherheit sagen:
80% unserer Besprechungszeit ist reine Verschwendung.
Aber keine Sorge - ich habe nicht nur gemeckert, sondern auch Lösungen entwickelt.
Die Meeting-Misere: Eine schonungslose Diagnose
Kennt Ihr das?
Das wöchentliche "Status-Meeting", bei dem 12 Menschen eine Stunde lang einem Menschen zuhören
Die "kurze Abstimmung", die sich zu einem zweistündigen Debattierclub entwickelt
Das "wichtige Update", bei dem am Ende niemand weiß, was jetzt eigentlich zu tun ist
Ich beobachte seit Jahren, wie Organisationen systematisch Zeit und Energie in ineffektiven Meetings verbrennen. Ein durchschnittlicher Manager verbringt 23 Stunden pro Woche in Meetings.
Das sind bei einem Jahresgehalt von 100.000 Euro etwa 35.000 Euro, die wortwörtlich "versessen" werden!
Warum traditionelle Meetings zum Scheitern verurteilt sind
Lasst mich Euch sagen, warum Meetings nicht funktionieren:
Das "Alle-müssen-dabei-sein"-Syndrom
Realität: Je mehr Teilnehmer, desto weniger Entscheidungen
Meine Regel: Anzahl der Teilnehmer = √(Wichtigkeit des Themas)
Der "Agenda-Overkill"
15 Themen in 60 Minuten? Seien Sie ehrlich zu sich selbst
Meine Formel: Maximale Themenanzahl = verfügbare Zeit / 15 Minuten
Das "Verantwortungs-Vakuum"
Alle nicken, keiner macht
Mein Prinzip: Kein Meeting ohne konkrete "Wer macht was bis wann"-Liste (To Do - Liste)
Die agile Revolution: Meetings, die tatsächlich etwas bewegen
1. Daily Stand-up 2.0: Der Power-Kickstart
Meine Weiterentwicklung des klassischen Stand-ups:
Exakt 15 Minuten (ich verwende eine Box, die nach 14 Minuten "The Final Countdown" spielt)
Drei heilige Fragen:
Was habe ich ERREICHT? (nicht: woran habe ich gearbeitet)
Was WERDE ich erreichen? (nicht: woran werde ich arbeiten)
Welche KONKRETE Hilfe brauche ich? (nicht: was behindert mich)
2. Das Tactical Meeting Deluxe
Meine Version des Tactical Meetings hat einen entscheidenden Twist:
Vorher (async):
Jeder postet seine Updates in einem shared document
Teilnehmer markieren Diskussionspunkte vorab
KPIs werden automatisch aktualisiert
Im Meeting (45 Minuten max):
5 Min: Quick Wins identifizieren
25 Min: Probleme lösen (nicht diskutieren!)
10 Min: Entscheidungen treffen
5 Min: Aktionen zuweisen
3. Das Problem-Solving-Power-Meeting
Mein Format für akute Herausforderungen:
Maximale Dauer: 30 Minuten
Maximale Teilnehmerzahl: 5
Struktur:
5 Min: Problem definieren
10 Min: Lösungen generieren
10 Min: Lösung auswählen und konkretisieren
5 Min: Aktionsplan erstellen
4. Die Turbo-Retrospektive
Meine radikale Neuinterpretation der klassischen Retro:
Alle 2 Wochen, 45 Minuten
Nur drei Fragen:
Was müssen wir SOFORT stoppen?
Was müssen wir UNBEDINGT starten?
Was müssen wir DRINGEND anpassen?
Meine goldenen Regeln für Meetings, die nicht nerven
Die 3W-Regel vor jedem Meeting
Warum brauchen wir dieses Meeting?
Was muss KONKRET dabei rauskommen?
Wer muss WIRKLICH dabei sein?
Meine radikalen Meeting-Prinzipien
Keine Meetings vor 10 Uhr (Menschen brauchen ihre produktive Zeit)
Kein Meeting länger als 45 Minuten (das Gehirn macht nach 45 Minuten eh zu)
Meeting-freier Mittwoch (ja, den ganzen Tag!)
Keine Meetings ohne Kamera (bei virtuellen Meetings)
Jedes Meeting hat einen Zeitwächter (rotierend)
Die Meeting-Erfolgsformel
Vorbereitung = 50% des Erfolgs
Durchführung = 25% des Erfolgs
Nachbereitung = 25% des Erfolgs
Ein Praxisbeispiel, das Mut macht
Letzte Woche bei einem Kunden: 30 Meetings pro Woche und im Team, alle frustriert, keine Ergebnisse. Testweises Einführen der Methoden:
60% weniger Meetings
90% höhere Entscheidungsquote
100% zufriedenere Mitarbeiter
Mein Aufruf an Euch
Hört auf, Meetings zu erdulden. Werden Sie zum Meeting-Revolutionär! Führt neue Prinzipien ein - erst in eigenen Meetings, dann im Team, schließlich in der ganzen Organisation.
Und wenn jemand fragt "Können wir mal kurz sprechen?", antworte: "Gerne. Was genau soll dabei rauskommen, und brauchen wir dafür wirklich ein Meeting?"
Bis zum nächsten Mal.
Jörg Tausendfreund
Projektmanagement-Erklärer & Meeting-Optimierer
P.S.: Diesen Blog-Post habe ich übrigens in der Zeit geschrieben, die andere für ihr wöchentliches Status-Meeting brauchen. 😉
P.P.S.: Wer noch mehr über "Verschwendung" wissen möchte, dazu habe ich einen aktuellen Report erstellt. Schreib mir einfach und hole Dir den Report, um zu erfahren, wie Du täglich 9.120 Euro einsparen kannst.
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