Liebe Projektmanagement-Enthusiasten und solche, die es noch werden wollen! Willkommen zu einem neuen Abenteuer auf meinem Blog "einfach Projekte".
Hier meldet sich wieder euer Jörg Tausendfreund, Projektmanagement-Erklärer und selbsternannter Schiedsrichter im ewigen Duell zwischen Projekt und Prozess.
Heute werfen wir einen Blick in zwei sehr unterschiedliche Werkzeugkästen: den des Projektmanagers und den des Prozessoptimierers. Stellt euch vor, wir stehen vor zwei Werkbänken in einer gigantischen Werkstatt namens "Unternehmen". Willkommen in der Welt der organisatorischen Zwillinge, die sich ähnlicher sind als sie zugeben wollen!
Die Werkzeugkästen: Projekt vs. Prozess
Stellt euch zwei Werkzeugkästen vor. Der eine ist ein hochmoderner, modularer Koffer mit blinkenden LEDs und ausfahrbaren Fächern - das ist unser Projektmanagement-Kit. Der andere ist ein altbewährter, stabiler Metallkasten mit jahrzehntelang polierten Werkzeugen - unser Prozessmanagement-Set. Beide haben ihre Daseinsberechtigung, aber wann greift ihr zu welchem?
Der Zeitstrahl-Zollstock: Befristung vs. Ewigkeit
Im Projektkoffer finden wir einen zusammenklappbaren Zollstock. Er hat einen klaren Anfang und ein definitives Ende - genau wie unsere Projekte. Unser Prozess-Werkzeugkasten hingegen enthält ein endloses Maßband. Es rollt sich immer wieder auf, Tag für Tag, Jahr für Jahr. Projekte sind wie Sprints, Prozesse eher wie ein Marathon ohne Ziellinie.
Der Zielkompass: Spezifisch vs. Standardisiert
Jetzt ziehen wir den Zielkompass heraus. Im Projektkoffer zeigt er präzise auf ein spezifisches Ziel - vielleicht ein neues Produkt oder eine einmalige Veranstaltung. Der Prozesskompass hingegen kreist ständig um den Nordpol der Effizienz und Standardisierung. Er sucht nicht nach neuen Horizonten, sondern nach dem perfekten Kreislauf.
Die Ressourcen-Waage: Temporär vs. Permanent
In unserem Projektkoffer finden wir eine digitale Waage, die ständig neu kalibriert wird. Sie misst den temporären Einsatz von Ressourcen und Fähigkeiten. Im Prozesskasten liegt eine robuste, altbewährte Balkenwaage. Sie sorgt für eine dauerhafte, ausgeglichene Verteilung der Ressourcen.
Der Erfolgs-Detektor: Meilensteine vs. Metriken
Der Erfolgs-Detektor im Projektmanagement blinkt und piept bei jedem erreichten Meilenstein. Er misst den Fortschritt anhand spezifischer Ziele. Sein Gegenstück im Prozessmanagement ist eher ein stetiger Seismograph, der Effizienz, Fehlerquoten und Durchlaufzeiten kontinuierlich überwacht.
Die Risiko-Lupe: Vielfältig vs. Vorhersehbar
Im Projektkoffer finden wir eine multifokale Risiko-Lupe. Sie muss ständig nachgestellt werden, um die vielfältigen, oft unbekannten Risiken zu erkennen. Die Prozess-Lupe hingegen ist auf einen festen Fokus eingestellt. Sie sucht nach bekannten Fehlerquellen und Abweichungen vom Standard.
Der Kultur-Pinsel: Flexibel vs. Diszipliniert
Zu guter Letzt ziehen wir den Kultur-Pinsel heraus. Im Projektmanagement ist er ein flexibler Schwammpinsel, der sich jeder Oberfläche anpasst und für Innovation und Wandel steht. Der Prozess-Pinsel ist ein präziser Detailpinsel, der für Disziplin, Genauigkeit und stetige Verbesserung sorgt.
Die Werkzeuge in Aktion: Ein Praxisbeispiel
In meinem letzten Großauftrag, der Neugestaltung einer Unternehmenszentrale, kamen beide Werkzeugkästen zum Einsatz. Der Bau selbst war ein klassisches Projekt: Wir nutzten den Zeitstrahl-Zollstock, um klare Deadlines zu setzen, den Zielkompass für die einzigartige Architektur und die Risiko-Lupe für unvorhergesehene Baugründe.
Gleichzeitig optimierten wir die Büroabläufe mit dem Prozess-Werkzeugkasten. Das endlose Maßband half uns, wiederkehrende Aktivitäten zu identifizieren. Mit dem Prozesskompass standardisierten wir Kommunikationswege, und der stetige Seismograph überwachte die Effizienz der neuen Arbeitsabläufe.
Werkzeugpflege: Drei Tipps für kluge Projekt-Handwerker
1. Kennt eure Werkzeuge: Ob Projekt oder Prozess - versteht die Stärken und Schwächen eurer Methoden. Manchmal braucht ihr den Präzisionsschraubenzieher des Prozessmanagements, ein andermal den Vorschlaghammer des Projektmanagements.
2. Haltet beide Kästen griffbereit: Auch wenn ein Vorhaben primär ein Projekt oder ein Prozess ist, können Elemente des jeweils anderen nützlich sein. Seid bereit, flexibel zwischen den Werkzeugen zu wechseln.
3. Schärft eure Sinne: Entwickelt ein Gespür dafür, wann ein Prozess zum Projekt wird oder ein Projekt in einen Prozess übergehen sollte. Die Grenzen sind oft fließender, als wir denken.
Merkt euch: Ein kluger Handwerker weiß, dass manchmal der Prozess-Schraubenschlüssel die Projektschraube besser dreht - und umgekehrt!
So, jetzt ist es Zeit, dass ich meinen eigenen dualen Werkzeugkasten schnappe und mich wieder ans Werk mache. Es sieht so aus, als hätte mein Team gerade beschlossen, unseren Standardprozess für Kaffeepausen in ein innovatives Projekt zur Steigerung der Bohnendiversität umzuwandeln... Typisch für unsere Mischung aus Struktur und Kreativität!
Bis zum nächsten Mal.
Euer Jörg Tausendfreund
Projektmanagement-Erklärer & Veränderungs-Enthusiast
PS: Wer mag, findet hier noch einen ganz großartigen SPICKZETTEL
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