Projekte ohne Kompass?

Projekte ohne Kompass? Zeit für ein PMO, das wirklich führt – nicht verwaltet

Zeit für ein PMO, das wirklich führt – nicht verwaltet

Hallo, meine lieben Projekt-Feuerwehrleute und Status-Akrobat:innen!

Hier ist wieder euer Jörg Tausendfreund, Projektmanagement-Erklärer und der Mann, der zu viele Projekte an Lautstärke scheitern sah, obwohl die Lösung längst auf der Hand lag.

Meine These:

Wenn Projekte nach Dezibel priorisiert werden und jede Statusrunde zur Endlosschleife mutiert, fehlt euch kein Tool – euch fehlt ein Betriebssystem. 

Genau hier setzt ein Project Management Office (PMO) an: als leichtgewichtiges, wirksames Betriebssystem für Priorität, Kapazität und Entscheidungen.

GANZ EHRLICH! Woran du erkennst, dass dir ein PMO fehlt

• Priorisierungsroulette Wer am lautesten schreit, gewinnt – nicht, wer den höchsten Nutzen bringt.

  
  

• Ressourcenblindflug Alle arbeiten an zehn Projekten, keines kommt durch.

  
  

• Daten-Wildwuchs Jeder reportet anders, die Ampeln sind bis zur Explosion grün.

  
  

• Abhängigkeitschaos Projekt A hängt von B ab, B weiß von nichts.

  
  

• Null Lerneffekt Fehler wiederholen sich, weil niemand systematisch lernt.

Übersetzung: Viel Aktivität. Wenig Ergebnis. Nicht die Schuld einzelner PLs – es fehlt die Brücke zwischen Strategie, Kapazität und Delivery.

Was ein PMO wirklich ist (und was nicht)

Ein PMO macht Projekte sichtbar, vergleichbar und steuerbar – und zwar entlang weniger, klarer Spielregeln (Governance light). Es liefert:

• Strategische Klarheit Projekte zahlen sichtbar auf Unternehmensziele ein.

  
  

• Bessere Priorisierung Nutzen gewinnt, Lautstärke verliert.

  
  

• RessourcentransparenzEngpässe rechtzeitig erkennen.

  
  

• Entscheidungsbeschleunigung Echte Eskalationswege mit Decision-SLAs.

  
  

• Risiken im Griff Einheitliches Risikomanagement statt Überraschungen.

  
  

• Systematisches Lernen Lessons Learned werden Teil des Systems.

Nicht die Projektpolizei. Kein Formularzoo. Im Mittelstand meist supportiv mit einem Schuss Kontrolle – verbindlich, aber leichtgewichtig.

PMO pragmatisch starten – spürbare Wirkung in 14 Tagen

Tag 1–3 – Mini-Diagnose Kurzinterviews (GF, Bereichsleiter, PLs), Projektliste, Engpässe, aktuelle Reports sichten.

Tag 4–6 – Governance-1-Pager Rollen, Spielregeln, Eskalationswege, Ampellogik. Eine Seite – fertig.

Tag 7 – Projekt-One-Pager Kein Projekt ohne 1 Seite (Ziel, Nutzen, Aufwand, Risiken, Abhängigkeiten).

Tag 8 – Portfolio-Board (60 Min) Entscheiden, nicht diskutieren. Start/Stop/Weiter – mit Konsequenz.

Tag 9–13 – Kapazität & Risike Ressourcenbild (wer ist wie belastet?), Risikoregister mit Schwellenwerten.

Tag 14 – Review mit GF Mandat schärfen, Quick Wins kommunizieren, nächste Iteration festzurren.

Quick Wins (die sofort spürbar sind)

• Projekt-One-Pager für alle Vorhaben.

  
  

• Start/Stop-Liste: Projekte ohne klaren Nutzen stoppen.

  
  

• Eskalations-SLA: Management-Entscheidungen innerhalb von 5 Tagen – sonst Begründung.

  
  

• Risikoregel: Jede rote Ampel braucht zwei Gegenmaßnahmen – mit Termin und Eigner.

Pitfalls – und wie du sie vermeidest

• Tool first Ein PPM-Tool vor klaren Prozessen endet im Chaos. → Erst Routinen stabilisieren, dann digitalisieren.

  
  

• Mandatslücke Ohne Sponsorship wird jedes PMO zum Papiertiger. → GF-Rolle fixieren.

  
  

• Template-Inflation Mehr Formulare, weniger Fortschritt. → Max. 3 Pflichtdokumente (One-Pager, Risikoregister, Status).

  
  

• Keine Entscheidungsrituale Berichte ohne Konsequenz sind Deko. → Monatliches Portfolio-Board mit klarer Agenda.

  
  

• Überlastung von Schlüsselrollen → WIP-Limits und Kapazitätsbild konsequent einführen.

Das kleinste sinnvolle Set-up (KSS) für den Mittelstand

1) Portfolio-Board Monatlich 60 Minuten, Top-Down-Entscheidungen; Entscheidungen & Abbrüche dokumentieren.

2) One-Pager + Statuslogik Einheitliche Ampel mit klaren Kriterien, nicht nach Bauchgefühl.

3) Kapazitätsbild + WIP-Limit Transparenz über Belastung – weniger parallel, mehr fertig.

4) Decision-SLA & Decision-Log

Transparente Fristen; offene Entscheidungen inkl. Auswirkungen sichtbar machen.

5) Risikoregister & Eskalationswege Schwellenwerte, Gegenmaßnahmen, Eigner – kein „wir beobachten“.

Fünf sofort umsetzbare Schritte (ab heute)

1. Projektinventur auf 1 Seite: Liste aller Vorhaben + Nutzen, Aufwand, Status, Eigner.

   
   

2. One-Pager verpflichtend: Kein Projekt ohne 1-Seiten-Steckbrief.

   
   

3. Portfolio-Board terminieren (4 Wochen): „Entscheiden, nicht diskutieren“ als Leitmotiv.

   
   

4. Decision-SLA 5 Tage + Log: Jede Verzögerung wird sichtbar – inkl. Kosten der Verzögerung.

   
   

5. Ressourcenbild erstellen: Engpässe offenlegen; WIP-Limit pilotieren (max. 3 parallele Hauptstreams).

KPI-Set, das wirklich steuert

• Time-to-Decision (Ø-Dauer Managemententscheidungen)

  
  

• Durchsatz/Quartal (# abgeschlossene Projekte)

  
  

• Forecast-Genauigkeit (Plan vs. Ist Meilensteine)

  
  

• Engpass-Hotspots (Top-Ressourcenstau)

  
  

• Risiko-Vorwarnzeit (Zeit zwischen Rot und Gegenmaßnahme)

  
  

• Benefit-Realisation (erzielter Nutzen ggü. Business Case)

Fazit: PMO = Rahmen, der Freiraum schafft

Ein gutes PMO ist kein Bürokratie-Monster, sondern der Kompass, der Projekte mit der Strategie verbindet, Entscheidungen beschleunigt und Ressourcen schützt. Starte klein, entscheide hart, messe wenig – aber das Richtige. Der Rest ist Deko.

Bis zum nächsten Mal.

Jörg Tausendfreund

Projektmanagement-Erklärer & begeisterter Planer

P.S.: Wenn ihr heute nur einen Schritt macht: Legt Portfolio-Board + One-Pager fest – in 14 Tagen spürt ihr die Wirkung. Danach entscheidet das System – nicht mehr die Lautstärke.