Eine Gebrauchsanweisung für Besprechungen, die tatsächlich etwas bringen
Liebe Projektmanagement-Enthusiasten und solche, die es noch werden wollen!
Hier spricht euer Jörg Tausendfreund, und heute packe ich ein Thema an, das uns alle betrifft: Meetings. Oder besser gesagt: Die schiere Verschwendung von Lebenszeit, die die meisten Meetings darstellen.
Nach weit über 20 Jahren im Projektgeschäft kann ich eines mit absoluter Sicherheit sagen: 50% aller Meetings sind überflüssig, weitere 30% sind schlecht vorbereitet, und die restlichen 20%... nun ja, die haben tatsächlich Potenzial.
Die schmerzhafte Wahrheit über Meetings
Lasst uns ehrlich sein: Wir alle kennen diese Meetings:
Keine klare Agenda
Die falschen Leute im Raum
Endlose Diskussionen ohne Ergebnis
"Das hätte man auch in einer E-Mail klären können"
Ich habe in meiner Karriere etwa 15.000 Stunden in Meetings verbracht. Das sind 625 Tage meines Lebens. Und wisst ihr was? Mindestens die Hälfte davon hätte ich besser in produktive Arbeit investiert.
Die agile Rettung
Aber es gibt Hoffnung! Agile Prinzipien können unsere Meeting-Kultur revolutionieren. Hier sind die wichtigsten Formate, die wirklich funktionieren:
1. Daily Stand-up: Der 15-Minuten-Retter
Was es ist:
Maximal 15 Minuten
Jeder beantwortet drei Fragen
Im Stehen (ja, wirklich!)
Was es bringt:
Schneller Informationsaustausch
Früherkennung von Problemen
Keine Zeit für ausschweifende Monologe
2. Weekly Tactical: Die operative Schaltzentrale
Der Ablauf:
Schnelle Statusrunde (max. 1 Minute pro Person)
Priorisierung der Themen
Konkrete Entscheidungen und Aufgabenverteilung
Klare Verantwortlichkeiten
Die Regeln:
Maximale Dauer: 60 Minuten
Nur operative Themen
Keine Strategiediskussionen
3. Problem-Solving Session: Wenn's brennt
Das Format:
Ein Problem
Die richtigen Experten
Klare Zeitbegrenzung
Konkrete Lösungen
Der Schlüssel zum Erfolg:
Nur die wirklich notwendigen Teilnehmer
Fokus ausschließlich auf das Problem
Sofortige Aktionspunkte
4. Retrospektive: Der Klügere lernt nach
Was passiert:
Was lief gut?
Was können wir besser machen?
Welche konkreten Maßnahmen leiten wir ab?
Warum es wichtig ist:
Teams lernen aus Erfahrungen
Kontinuierliche Verbesserung
Offene Feedback-Kultur
Meine goldenen Regeln für effektive Meetings
1. Die 3W-Regel:
- Warum treffen wir uns?
- Was wollen wir erreichen?
- Wer muss wirklich dabei sein?
2. Die Zeitbox ist heilig:
- Festgelegte Dauer
- Pünktlicher Start
- Konsequentes Ende
3. Ergebnisprotokoll ist Pflicht:
- Wer macht was bis wann?
- Schriftliche Dokumentation
- Sofortige Verteilung
Ein Beispiel aus meiner Praxis
Letzte Woche: Ein Kunde ruft mich verzweifelt an. Seine Teams verbringen täglich 4-5 Stunden in Meetings. Die Produktivität ist im Keller, die Frustration hoch.
Meine Lösung:
Radikale Meeting-Diät: Nur noch vordefiniete Meeting-Formate
Maximale Meeting-Dauer: 45 Minuten
Verpflichtende Agenda und Zielsetzung
"No-Meeting-Wednesday" eingeführt
Das Ergebnis nach einem Monat:
60% weniger Meeting-Zeit
Höhere Mitarbeiterzufriedenheit
Bessere Entscheidungsqualität
Mehr Zeit für echte Arbeit
Mein Fazit
Meetings sind wie starke Medizin: In der richtigen Dosis heilsam, im Übermaß giftig. Nutzt die agilen Formate, haltet euch an klare Regeln und habt den Mut, "Nein" zu sagen zu Meetings ohne klaren Zweck.
Drei Dinge zum Mitnehmen:
Weniger ist mehr - reduziert eure Meetings radikal
Struktur schlägt Chaos - nutzt agile Meeting-Formate
Zeit ist kostbar - respektiert sie
Bis zum nächsten Mal.
Jörg Tausendfreund
Projektmanagement-Erklärer & Veränderungs-Enthusiast
P.S.: Das nächste Mal, wenn jemand ein Meeting ohne klares Ziel einberuft, schickt ihm einfach diesen Blog-Post. Manchmal muss man subtil sein - manchmal auch nicht.
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