Wissensmanagement ohne Kopfweh

Wissensmanagement ohne Kopfweh

Vom Tool-Zoo zur echten Wirkung

Hallo, meine lieben Suchmaschinen-Akrobaten und Ablage-Archäolog:innen!

Hier ist wieder euer Jörg Tausendfreund, Projektmanagement-Erklärer und der Mann, der schon mehr Minuten mit „Wo lag das nochmal?“ vergeudet sah als mit echter Wertschöpfung.

Meine These heute:

Ihr ertrinkt nicht an mangelndem Wissen, sondern an schlechter Auffindbarkeit. 

Nicht die Menge killt euch, sondern der Tool-Zoo, Duplikate und das löchrige Gedächtnis der Organisation.

Und ja: KI kann helfen – wenn Führung zuerst Ordnung schafft. 

Real Talk: Viel Wissen, wenig Zugriff (und warum das so teuer ist)

Drei wunde Punkte ziehen sich durch fast alle Projekte:

1. Auffindbarkeit Wissen liegt in zehn Systemen, aber in keinem Kontext. Wer sucht, arbeitet nicht.

   
   

2. Duplikate & Versionenchaos drei Varianten derselben Vorlage, fünf „final_final“-Dateien.

   
   

3. Institutionelles Gedächtnis was das Team gestern wusste, ist morgen mit dem Exit des Key Players weg.

Die Rechnung zahlt ihr in bar: mehr Kommunikationsaufwand, mehr Entscheidungsstau, weniger Innovation. Wissen ist vorhanden – aber nicht da, wo ihr’s braucht. 

Warum der reflexhafte Tool-Kauf

die Lage verschlimmert

„Wir brauchen nur das eine neue System!“ – Nein!

Noch ein Silo macht den Zoo größer. Das Problem ist kein Feature-Gap, sondern Zerstreuung. Erst wenn Quellen verbunden, Zugriffe geregelt und Verantwortungen klar sind, erzeugen Tools Wirkung. Reihenfolge schlägt Einkauf. 

Was wirklich hilft: Erst verbinden, dann verändern

Statt Big-Bang-Migration: connect before you replace.

• Meta-Suche (Federated Search) Eine Suche über mehrere Quellen gleichzeitig (Drive, Wiki, Tickets, Mails). Ergebnislisten verlinken ins Original – kein neues Silo, sondern ein Suchschirm.

  
  

• Q&A-Layer (KI-gestützte Auskunft) Ein Frage-Antwort-Dienst, der Inhalte aus euren Quellen holt, zusammenfasst und belegt (RAG). Wichtig: Zitate/Quellen anzeigen, sonst wird’s Hokuspokus.

  
  

• Unified Workspace Ein leichtgewichtiger Hub (Startseite) mit Suchfeld, Top-Links, Rollen-Shortcuts, One-Pager Status. Keine Monster-Intranet-Relaunches – eine Tür ins Haus reicht.

Führungspflicht dazu: Rollen, Rechte, Taxonomie und Pflege-Routinen definieren – vor dem Rollout. Sonst macht die beste KI nur Duplikate hübscher.

Mini-Fall (kurz & schmerzhaft): Vom Tool-Wirrwarr zur Wirkung in 8 Wochen

Ausgangslage  11 Tools, 3 Wissensbasen, wöchentlich 6h Suchzeit pro Person (gefühlt – und gemessen). Entscheider fordern „neues Intranet“.

Intervention

• Woche 1–2:  Quelleninventar + Rechteprüfung. Meta-Suche aufgesetzt; Q&A-Layer mit Zitaten aktiviert.

  
  

• Woche 3–4:  Unified Workspace (eine Startseite) mit Suchfeld + Top-Kacheln (Prozesse, Vorlagen, „Wer entscheidet was?“).

  
  

• Woche 5–6:  Taxonomie light (5–7 Tags, nicht 57), Owner je Wissensbereich, Archiv-Tag für Altlasten.

  
  

• Woche 7–8:  Team-Routinen: Weekly One-Pager verlinkt, Decision-Log zentral, Ablage-DoD (Definition of Done) für neue Inhalte.

Ergebnis Suchzeit −35 %, weniger Versionenchaos, schnellere Onboardings – ohne Systemwechsel. Danach erst: gezielte Ablösung zweier Alt-Tools. Verbinden, dann ersetzen. 

Fünf Sofort-Schritte (ab heute)

1. Quellen-Audit auf 1 Seite Welche Systeme? Wer hat Zugriff? Was ist kritisch? – Transparenz schlägt Bauchgefühl.

   
   

2. Meta-Suche aktivieren Start mit 3–4 Kernquellen. Ziel: ein Suchfeld, alle Treffer – mit Link ins Original. Begriffe kurz erklären, Pilotteam testen lassen.

   
   

3. Q&A-Layer mit Nachweisen KI nur mit Zitaten/URLs; ohne Beleg kein Vertrauen. Disclaimer („KI hat mitgewirkt“) und Feedback-Knopf (Korrektur senden).

   
   

4. Taxonomie light & Owner 5–7 Tags definieren (z. B. Prozess, Vorlage, Entscheidung, Risiko, Kunde). Je Bereich Inhalts-Owner benennen (Pflegepflicht + Cadence).

   
   

5. Rituale statt Appelle

   • Weekly One-Pager verlinkt auf Quellen statt PDFs.

   • Decision-Log zentral – Entscheidungen finden statt suchen.

   • Archiv-Tag monatlich: Altlasten weg, Suche sauber.

Typische Fallstricke – und die Gegenmittel

• Sofort-Ablösen-Reflex Erst anschließen, Wirkung zeigen, dann ersetzen. Big-Bang frisst Monate.

  
  

• Tag-Hölle 50 Schlagworte sind 43 zu viel. Wenige, sprechende Tags + Beispiele in der Team-Charter.

  
  

• Rechte-Wildwuchs Q&A ohne Berechtigungsprüfung? Roter Alarm. Rechte erben, nicht kopieren; persönliche Daten raus.

  
  

• KI als Orakel Antworten ohne Quellen? Abstellen. Belegpflicht ist Vertrauenswährung.

  
  

• Einmal-Aktion Wissen ist Betrieb, kein Projekt. Cadence (z. B. Monats-Clean-up) + Verantwortliche sind Pflicht.

Was Führung konkret liefern muss

• Zweck & Prinzipien „Finden vor Ablegen“, „Original vor Kopie“, „KI mit Beleg“.

  
  

• Verantwortung Bereichs-Owner, Eskalationspfad bei Datenmüll.

  
  

• Sicherheit Datenschutz, Berechtigungen, Audit-Spuren – bevor der Q&A-Layer live geht.

  
  

• Vorbild Führung verlinkt Quellen im One-Pager – keine Datei-Spam-Anhänge. Kultur schlägt Tool. 

Fazit: Wissen nützt nur, wenn es fließt

Euer Problem ist nicht „zu wenig Wissen“, sondern zu wenig Fluss. Bringt Ordnung in den Tool-Zoo, setzt auf Meta-Suche + Q&A mit Belegen, etabliert Owner & Rituale – und erst dann ersetzt Systeme. So spart ihr Zeit, Nerven und richtig Geld. Der Rest ist Schaulaufen.

Bis zum nächsten Mal.

Jörg Tausendfreund

Projektmanagement-Erklärer & Freund des organisierten Findens

P.S.: Wenn ihr heute nur einen Schritt macht: Baut eine Startseite mit einem Suchfeld und verlinkt dort euren Weekly One-Pager & Decision-Log. Der Hebel ist größer, als ihr denkt.